Wymień interaktywne, grupowe metody prowadzenia szkoleń, których nie da się zrealizować online. Gry team building? Scenki? Burze mózgów? Jeśli znalazłeś taką metodę – spróbujemy przekonać cię, że nie masz racji. Oto opis warsztatów menedżerskich i spotkań team building, jakie zrealizowaliśmy zdalnie w Nokii w marcu i kwietniu.
Gdy w połowie marca, z dnia na dzień, wszyscy menedżerowie Nokii przeszli na prace stuprocentowo zdalną, firma zareagowała wyjątkowo szybko. Już 20 marca przeprowadziliśmy pierwsze szkolenie „zarządzanie zespołem zdalnym”. Wszystko musiało się odbyć za pośrednictwem klawiatury i kamer. Jednak to nie powód do rezygnacji z interaktywnych ćwiczeń. Z jakich metod skorzystaliśmy?
6 metod interaktywnych
- Burze mózgów i dyskusje w podgrupach. Wideokonferencja nie musi mieć formy „jeden mówi dziesięciu słucha”. Technologia tzw. pod-pokoi (dostępna w Webex czy Zoom) pozwoliła nam podzielić uczestników na trzyosobowe grupy. Każda przenosiła się do małej „podkonferencji”, gdzie uczestnicy pracowali nad zadanymi przez trenera problemami (np. „metody prowadzenia zdalnych spotkań”). Po kwadransie „wracali na główną salę” – każda trójka z innymi pomysłami. Wtedy przedstawiciel danej podgrupy referował jej pomysły, a trener i inni uczestnicy mogli to komentować.
- Każda podgrupa nie tylko rozmawiała, ale notowała i rysowała wszystko na swoim arkuszu wirtualnego flipcharta. Jednocześnie pisać po nim może nawet kilkanaście osób. W ten sposób można zaangażować w dyskusję wszystkich – nawet osoby bardziej introwertyczne. Każdy na szansę zapisać i poddać pod dyskusję swój pomysł, pytanie lub problem.
- Częścią warsztatu były studia przypadków. Najpierw uczestnicy je analizowali (każda para dostała jeden tekst, np. case z Harvard Business Review). Postawiliśmy sobie pytanie „które z opisanych rozwiązań z innych firm sprawdziłyby się w mojej pracy szefa”. Potem dzieliliśmy się pomysłami na współdzielonym arkuszu – wirtualnej tabeli. Na koniec dyskusji każdy z uczestników określił „zobowiązanie wdrożeniowe dla siebie” – zapisywał pomysł, który najbardziej mu się spodobał i który w przyszłym tygodniu spróbuje zrealizować w swoim zespole.
- Standardowe wykłady kojarzą się z monologiem trenera. Nasze prezentacje były współtworzone przez samych uczestników – na żywo. Np. trener przedstawił na ekranie listę zagrożeń związanych ze zdalnym zarządzaniem. Potem prosił uczestników, by każdy wszedł smartfonem na stronę internetową, na której ta lista zagrożeń ma formę ankiety (wcześniej przez nas przygotowanej). Każdy oceniał je (np. określał wagę zagrożenia). Wyniki ankiety od razu pojawiały się w prezentacji – a trener mógł kontynuować adekwatnie do zdania wyrażonego przez grupę. W ten sam sposób można też gromadzić pytania od grupy, stawiać pytania testowe czy zagadki związane z tematem. Szczególnie te ostatnie dynamizują szkolenie: uczestnicy rywalizują na punkty, a wynik od razu widać na ekranie.
- W wielu tematach wykorzystuje się współdzielone macierze i tabele. Np. przy wypracowaniu SWOTa trener może podzielić uczestników na 4 podgrupy, a każda w tym samym czasie wypełnia swoją ćwiartkę tabeli. Wszyscy na żywo widzą pomysły innych podgrup – mogą więc konfrontować swoje opinie.
- Wideokonferencje znakomicie nadają się do prowadzenia scenek – w parach i z trenerem. W naszym projekcie wykorzystaliśmy je w jednej z sesji indywidualnych (oprócz szkoleń, menedżerowie mogli też rezerwować czas trenera do konsultacji „jeden na jeden” i w parach). W czasie jednej z takich sesji rozmawialiśmy o rozmowach delegujących. By je przećwiczyć – jeden z uczestników wcielił się w menedżera, a trener – w jego podwładnego. Scenkę obserwował drugi uczestnik konsultacji, który potem miał ją skomentować i udzielić feedbacku. W analogiczny sposób pracować można we wspomnianych już pod-pokojach (do każdego trafiają trzy osoby, dwie odgrywają scenkę a trzecia ją obserwuje, potem role się zamieniają).
Zdalny team building
Obecnie wspólnie z Nokią przygotowujemy się do zdalnego spotkania team building (prowadzimy takie od kilku lat, głównie dla zespołów międzynarodowych rozproszonych po całym świecie). Brzmi to nieco dziwnie – bo spotkania integracyjne kojarzą się nam z wyjazdami do hoteli i zajęciami w plenerze. Jednak tym razem nie mamy takiej możliwości, a terminu wyjazdu nie sposób odłożyć. Wkrótce Nokia rozpoczyna bowiem kolejny program szkolenia przyszłych liderów (warsztaty menedżerskie przygotowujące do awansu). Sesja team building jest naturalnym rozpoczęciem procesu – zintegrowaniem grupy, która dopiero powstaje, ale oprócz szkoleń ma też wspólnie zrealizować projekt rozwojowy.
Dwie półdniowe sesje składają się z czterech filarów:
- Gry team building – inspirowanie współpracy. Uczestnicy grają w zabawy (np. układanie origami czy puzzli), w których są od siebie nawzajem zależni. Np. w „origami” jedna osoba układa (z kartek papieru) kompozycje wg. instrukcji przekazywanych przez resztę grupy. Tyle, że każdy z graczy ma tylko jeden fragment instrukcji. Muszą więc współpracować i niezwykle sprawnie się komunikować – by zdążyć w wyznaczonym przez trenera czasie. Inna forma to gry fabularne – np. gracze wcielają się w drużyny policjantów goniących złodzieja (trenera) po wirtualnej mapie Londynu, albo stają się figurami szachowymi na zdalnej współdzielonej szachownicy… Co ważne – nie potrzebują żadnej technologii., ani przygotowania informatycznego, bo wszystko odbywa się przez przeglądarkę internetową.
- Mapa ról i osobowości członków zespołu. Przed spotkaniem każdy z uczestników wypełnia zdalnie test osobowościowy, określający jego silne strony i preferowane role zespołowe. Na spotkaniu ujawniamy wyniki całego zespołu: kto preferuje pracę koncepcyjną, kto lubi być decydentem, kto skupia się na relacjach a kto na zadaniach… Umieszczamy imiona wszystkich członków zespołu na swoistej mapie naszych cech i talentów. A potem omawiamy, co z tego wynika da codziennego funkcjonowania zespołu.
- Dekalog wartości zasad współpracy w zespole. Grupa, na zdalnym flipcharcie, ustala „wspólny mianownik” kluczowych dla wszystkich wartości (np. kryteria podejmowania decyzji, czy oceniania swojej pracy). W kolejnym kroku spisuje zasady, którymi chce się kierować w codziennej współpracy (np. jak planujemy projekty, prowadzimy zebrania, komunikujemy się, albo rozwiązujemy konflikty).
- Quizy, w których grupa poznaje się od strony nieformalnej. Np. dwie podgrupy zdobywają punkty, odgadując nawzajem swoje hobby, miejsca spędzania wakacji, ulubione potrawy czy filmy.
Zdalne narzędzia dla menedżerów i trenerów wewnętrznych
Jednak nie wszystkie warsztaty team building poprowadzą nasi trenerzy. Już drugą i trzecią edycję realizować będą wewnętrzni szkoleniowcy z Nokii. Otrzymali oni od nas wszystkie narzędzia opracowane do zajęć integracyjnych: elektroniczne pliki i instrukcje do gier, dostęp do testów, arkusze ćwiczeniowe itp.
Oprócz narzędzi, trenerzy – także zdalnie – przejdą krótkie przeszkolenie pozwalające im na samodzielne prowadzenie sesji team building. Omówimy kwestie techniczne (np. jak działają pod-pokoje), organizacyjne (np. jak krok po kroku prowadzić grę) i merytoryczne (np. jak poprowadzić dyskusję podsumowującą wnioski z danej gry).
Zastanawialiśmy się, czy istnieje temat szkolenia, którego nie da się zrealizować zdalnie i jednocześnie interaktywnie. Wydaje nam się jednak, że dostępne technologie pozwalają zrealizować warsztatowo każdy program. Nie wymaga to żadnego specjalnego oprogramowania – raczej pomysłowości trenerów. Co ważne, w większości przypadków można pracować na systemach wideokonferencyjnych istniejących już w firmie. Choć w Training Projects używamy programu Zoom, bez problemu przenieśliśmy warsztaty na platformę Webex, z której korzysta Nokia. ,