Praca zdalna – czy to w pełnym wymiarze godzin, czy hybrydowa – będzie się utrzymywać. Aby dobrze funkcjonować w tym środowisku, ekspert ds. współpracy Phil Simon uważa, że firmy muszą wykorzystać moc centrów współpracy. Wyjaśnia, że narzędzia współpracy – takie jak Slack, Microsoft Teams i Zoom – wspierają współpracę, przekazują kulturę korporacyjną i radykalnie poprawiają sposób, w jaki ludzie pracują razem. Radzi on liderom dużych i małych firm, aby utrzymywali elastyczność organizacyjną, wspierali ciągłe uczenie się i korzystali z tych narzędzi, aby nadążyć za zmianami technologicznymi i utrzymać wewnętrzną spójność, niezależnie od tego, gdzie siedzą ich pracownicy.
Artykuł przetłumaczony algorytmicznie z języka angielskiego (przepraszamy za niedoskonałości) jako materiał na nasze szkolenia z komunikacji.
Take-Aways
- Nowe technologie, takie jak Slack, Microsoft Teams i Zoom mogą stopniowo zmieniać społeczeństwo. Należy nauczyć się efektywnie z nich korzystać.
- Zwiększona współpraca wiąże się z wieloma korzyściami biznesowymi.
- Poczta elektroniczna nie jest skutecznym narzędziem współpracy i nie została do tego stworzona.
- Centra współpracy pomagają zautomatyzować zadania i ułatwić komunikację.
- Przed wyborem narzędzia współpracy należy rozważyć unikalne potrzeby Państwa organizacji.
- Obalić 15 mitów dotyczących korzystania z narzędzi współpracy.
- Aby efektywnie współpracować, należy stale się uczyć.
- Nowe technologie sprawią, że przyszłe węzły współpracy będą bardziej inteligentne i skuteczne.
Podsumowanie
Nowe technologie, takie jak Slack, Microsoft Teams i Zoom mogą stopniowo zmieniać społeczeństwo. Należy nauczyć się efektywnie z nich korzystać.
Pandemia nie zmieniła zasadniczo sposobu współpracy, ale przyspieszyła tempo zmian, przyspieszając normalizację pracy zdalnej. W marcu 2020 r. liczba Amerykanów pracujących zdalnie podwoiła się z około 30% do 60%, a w ramach dostosowania pracodawcy zaczęli przyjmować nowe technologie współpracy, takie jak Slack, Microsoft Teams i Zoom.
„Świat pracy nie wróci do czasów sprzed COVID-19. Efektywna praca zdalna i narzędzia, które ją umożliwiają, staną się jeszcze bardziej powszechne i krytyczne.”
Wiele firm korzystało z tych narzędzi tylko w ograniczonym zakresie i nie wykorzystywało ich w pełni. Aby zrozumieć, dlaczego tak się dzieje, należy rozważyć Prawo Fubiniego, którego autorem jest Eugene Fubini, współtwórca amerykańskiej polityki z czasów zimnej wojny, który skodyfikował sposób, w jaki ludzie wchodzą w interakcje z nowymi technologiami. Najpierw ludzie wykorzystują nowe technologie, aby przyspieszyć wykonywanie rutynowych zadań. Następnie zaczynają je wykorzystywać do wykonywania nowych zadań. Zachowanie użytkowników zmienia się stopniowo w czasie, aż w końcu te nowe technologie zmieniają sposób pracy, a następnie zmieniają społeczeństwo i kształtują przyszłe technologie.
Chociaż efektywna współpraca nie zapewni w magiczny sposób sukcesu, ponowne przemyślenie sposobu, w jaki Państwa zespoły przyjmują nowe technologie i współpracują ze sobą, zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia pożądanych rezultatów. Aby na nowo wyobrazić sobie współpracę, należy zastanowić się nad jej formami:
Współpraca zdalna – Zespoły pracują razem wirtualnie, korzystając z takich narzędzi współpracy jak Google Docs czy Zoom.
Współpraca osobista – ludzie pracują razem w tej samej przestrzeni fizycznej. Na przykład, zespoły urządzają burze mózgów przy tablicy.
Współpraca synchroniczna – ludzie pracują jednocześnie, współpracując w czasie rzeczywistym.
Współpraca asynchroniczna – Ludzie nie pracują razem w tym samym czasie. Na przykład programiści mogą na zmianę wnosić wkład do repozytorium kodu.
Zwiększona współpraca wiąże się z wieloma korzyściami biznesowymi.
Efektywna współpraca w zespole prowadzi do następujących korzyści
Zwiększona przejrzystość – Badanie Kelton Global mówi, że 90% pracowników chce, aby organizacje, do których dołączają, cenią sobie przejrzystość. Efektywna współpraca zwiększa przejrzystość komunikacji w całej organizacji.
Optymalne dzielenie się wiedzą – Poprawa przepływu wiedzy instytucjonalnej zwiększa produktywność i napędza lepsze podejmowanie decyzji biznesowych, opłacalność i większą efektywność.
Lepsze zdrowie organizacji – Dobra współpraca wiąże się z większą zdolnością do innowacji i realizacji wspólnej wizji.
Zadowolenie klientów – Jeżeli Państwa pracownicy nie mają możliwości współpracy wewnętrznej, klienci mogą być zmuszeni do wielokrotnego dzwonienia do przedstawicieli obsługi klienta, wyjaśniając ten sam problem różnym osobom. To frustrujące doświadczenie zmniejsza prawdopodobieństwo ponownego nawiązania współpracy z Państwem.
Zwiększone zaufanie pracowników – Współpraca może stworzyć wspólnotę wśród Państwa pracowników, ponieważ pracują oni razem i polegają na sobie nawzajem. To pomaga Państwa firmie w zatrzymaniu ich w firmie.
Lepsza komunikacja – Lepsza współpraca zapobiega nieporozumieniom na wszystkich poziomach Państwa organizacji.
Poczta elektroniczna nie jest skutecznym narzędziem współpracy i nie została do tego stworzona.
Wiele organizacji próbuje wykorzystać pocztę elektroniczną do ułatwienia współpracy, ale Slack, Zoom, Microsoft Teams i podobne platformy współdzielenia lepiej wspierają współpracę na wielu frontach. Umożliwiają użytkownikom kategoryzację przychodzących i przechowywanych informacji – poza binarnym sortowaniem każdej wiadomości przez e-mail jako przeczytanej lub nieprzeczytanej. Informacje przesyłane pocztą elektroniczną są nieposortowane i często nieproszone. Państwa konto e-mail może nadać ten sam priorytet w swojej kolejce nieprzeczytanym listom od szefa i nieistotnemu przypomnieniu z mediów społecznościowych. Każdy może się z Panem skontaktować za pośrednictwem poczty elektronicznej, zagracając tym samym skrzynkę odbiorczą i zmniejszając produktywność.
Natomiast platformy współpracy są zorganizowane w kanały, dzięki czemu kontekst jest lepiej widoczny. Są zaprojektowane tak, aby ułatwić bardziej spójny przepływ komunikacji i naturalne użytkowanie. Użytkownicy mogą dostosować powiadomienia, aby ograniczyć rozproszenie uwagi i niepożądany ruch. Narzędzia współpracy przewyższają również funkcje wyszukiwania wewnętrznego w poczcie elektronicznej i systemy zarządzania wiedzą. Poczta elektroniczna nie przechwytuje również wiedzy organizacyjnej; na przykład, odchodzący pracownicy mogą zamknąć swoje skrzynki pocztowe bez przekazywania informacji firmie.
Narzędzia współpracy można łatwo zintegrować z istniejącymi systemami wewnętrznymi i innymi aplikacjami. Są dostosowane do przenośnych smartfonów i można je zautomatyzować w celu wykonania pewnych zadań, więc ich wartość użytkowa rośnie z czasem.
Koncentratory współpracy mogą pomóc w automatyzacji zadań i ułatwić komunikację.
Dominujące na rynku huby współpracy to Slack, Zoom i Microsoft Teams. Rynek tych narzędzi rósł już przed pandemią, ale ich popularność wzrosła pod jej wpływem. W 2019 roku firma badawcza Gartner prognozowała, że do 2023 roku globalne przychody z oprogramowania do współpracy wzrosną prawie dwukrotnie. Współpraca zdalna będzie się utrzymywać po tym okresie – i będzie rosła – nawet po powszechnych szczepieniach przeciwko koronawirusom.
„Dzisiaj centra współpracy są o wiele bardziej wydajne, przystępne [i] przyjazne dla użytkownika niż ich poprzednicy”.
Jednak żadne magiczne narzędzie nie jest w stanie sprostać wszystkim zadaniom związanym z pracą. Narzędzia do współpracy nie zastąpią Państwa platform do zarządzania projektami, produktywności i przedsiębiorczości. Należy raczej wyobrazić sobie te narzędzia jako węzły współpracy, które ułatwiają komunikację wewnętrzną, a inne aplikacje – takie jak systemy zarządzania treścią i pakiety produktywności – jako szprychy w tych węzłach. Proszę połączyć te szprychy z węzłami współpracy, aby zautomatyzować rutynowe zadania.
Przed wyborem narzędzia do współpracy należy rozważyć unikalne potrzeby Państwa organizacji.
Przy wyborze platformy współpracy należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:
Koszty – Czy można uzyskać dostęp do wersji premium narzędzia współpracy bez ponoszenia dodatkowych kosztów? Na przykład Teams jest częścią pakietu Office 365 firmy Microsoft, więc być może mają już Państwo do niego dostęp.
Integracje – Należy upewnić się, że można połączyć narzędzia do współpracy z aplikacjami, z których Państwo już korzystają, aby w pełni wykorzystać ich zalety.
Zgodność z przepisami – Przy wprowadzaniu tych narzędzi należy upewnić się, że nadal przestrzegają Państwo przepisów dotyczących prywatności obowiązujących w Państwa branży.
Stabilność dostawcy – Należy uważać na zbyt szybkie przyjmowanie platform od małych, początkujących firm. Mogą one zbankrutować.
Bezpieczeństwo – Należy zastanowić się nad Państwa indywidualnymi potrzebami w zakresie bezpieczeństwa. Na przykład, mogą Państwo chcieć używać tylko aplikacji z szyfrowaniem end-to-end.
Żadna nowa technologia nie daje gwarancji sukcesu. Centra współpracy mogą zawieść z powodu błędów ludzkich, niedostosowania do Państwa kultury lub braku elastyczności pracowników. Działają one dobrze tylko wtedy, gdy ludzie są skłonni do zmian i przyjęcia ich. Aby uniknąć niespójności, wszyscy muszą być zaangażowani w korzystanie z tych narzędzi. Należy zorganizować formalne szkolenia, aby zakomunikować, że Państwa firma poważnie podchodzi do ich stosowania.
„Wspieranie technologii współpracy to nie tylko pieski i lody”.
Należy pamiętać, że te węzły zmieniają się w czasie, ponieważ dostawcy mogą wprowadzać aktualizacje, dodawać nowe funkcje lub zmieniać interfejsy użytkownika. Nowe start-upy w dziedzinie technologii współpracy mogą zmienić sposób, w jaki ludzie komunikują się i dzielą swoją pracą, jednocześnie skłaniając firmy o ugruntowanej pozycji, takie jak Microsoft, do poprawy funkcjonalności swoich programów. Szkolenie przyda się również wtedy, gdy Państwa organizacja będzie aktualizować swoje systemy współpracy, na przykład poprzez dodanie nowych aplikacji firm trzecich.
Obalić 15 mitów na temat korzystania z narzędzi współpracy.
Wiele powszechnych opinii na temat narzędzi współpracy nie jest prawdziwych. Proszę obalić te mity:
Współpraca jest łatwa – Wiele czynników powoduje trudności, od braku zaufania po różne style komunikacji.
Współpraca jest binarna – Niektóre zespoły współpracują bardziej efektywnie niż inne.
Współpraca jest statyczna – Na współpracę wpływa wiele czynników. Na przykład, mogą Państwo dodać nowego członka zespołu, który zmieni Państwa dynamikę.
Trzeba spędzać cały dzień na rozmowach wideo – Nie trzeba mieć włączonej kamery internetowej przez cały dzień.
Narzędzia asynchroniczne są równie skuteczne – Introwertycy często preferują komunikację tekstową, ale narzędzia współpracy, takie jak rozmowy indywidualne lub grupowe czy współdzielenie ekranu, mogą być bardziej skuteczne.
Zobaczą Państwo natychmiastowe rezultaty – Efektywna współpraca wymaga powolnych zmian w czasie.
Wszystkie formy współpracy są takie same – Różne narzędzia i style współpracy pasują do różnych projektów i ludzi.
Wszyscy polubią model hub-spoke – Niektórzy mogą się opierać Państwa próbom unowocześnienia swoich systemów współpracy.
Zespoły nie mogą poprawić swojej współpracy – Proszę przeanalizować wszelkie czynniki, które hamują proces współpracy (np. skłócone osobowości), a znajdą Państwo sposoby na poprawę, np. poprzez wykorzystanie pełnych możliwości narzędzia współpracy.
Tylko małe zespoły korzystają z centrów współpracy – Duże firmy, takie jak IBM, który używa Slacka, również korzystają z centrów współpracy.
Nowi pracownicy natychmiast przyjmą te narzędzia – Należy dać członkom zespołu czas na naukę.
Korzystanie z węzłów współpracy gwarantuje sukces – Kilka czynników (na przykład toksyczna kultura pracy) może spowodować niepowodzenie, nawet przy zastosowaniu świetnej technologii.
Potrzebne są duże umiejętności techniczne – Niektórzy ludzie mogą potrzebować więcej czasu na przyswojenie nowej technologii, ale nie trzeba znać się na informatyce, aby być efektywnym uczestnikiem Teams, Zoom czy Slack.
Mogą Państwo połączyć wewnętrzne huby ze wszystkimi szprychami – Czasami całkowite połączenie może być zbyt trudne technicznie lub kosztowne, ale nadal można korzystać z hubów współpracy.
Natychmiastowa zmiana kultury – Normy w miejscu pracy nie zmieniają się z dnia na dzień.
Ponowne wyobrażenie sobie współpracy wymaga czasami zmiany obecnych procesów biznesowych lub ról organizacyjnych. Na przykład warto rozważyć wyznaczenie osoby na stanowisko kierownika ds. pracy zdalnej, aby ułatwić przejście na huby współpracy.
„Czerpanie korzyści z modelu Hub-Spoke wymaga otwartego umysłu, a nie dużego doświadczenia w kodowaniu czy umiejętności technicznych.
Jeżeli członkowie Państwa zespołu nie przestaną polegać na poczcie elektronicznej w celu współpracy, mogą Państwo rozważyć nawet środki ekstremalne, takie jak zakaz korzystania z wewnętrznej poczty elektronicznej lub wyeliminowanie przycisku „Odpowiedz wszystkim”.
Aby efektywnie współpracować, należy uczyć się przez całe życie.
Nie należy zakładać, że skończyło się uczenie, gdy opanuje się korzystanie z wybranego przez organizację węzła współpracy. Podobnie jak inne formy pracy z wiedzą, współpraca wymaga ciągłego uczenia się. Aby przyjąć postawę uczenia się przez całe życie, należy przy wyborze centrum współpracy zastanowić się nad pytaniami o charakterze ogólnym. Proszę zapytać, dlaczego chcą Państwo poznać dane narzędzie lub jak jego funkcje mogą poprawić życie Państwa pracowników.
Przed zainwestowaniem czasu w wybór i naukę nowego narzędzia, należy zrobić rozeznanie. Na przykład obejrzeć film instruktażowy sprzedawcy. Najpierw należy założyć darmowe konto. Nie należy się spieszyć z zakupem konta premium podczas testowania nowego narzędzia. W procesie wdrażania nowego narzędzia do współpracy należy pamiętać, że współpracownicy mogą nie podzielać Państwa entuzjazmu wobec nowej platformy. Proszę nie dać się zaskoczyć oporowi.
„Można trzymać się przestarzałych narzędzi i nawyków. Można opierać się zmianom, może nawet przez pięć lub dziesięć lat. Inaczej mówiąc, nie mogę powstrzymać Państwa przed zażyciem niebieskiej pigułki. Ale mam nadzieję, że weźmie Pan czerwoną”.
Proszę dać sobie i swoim pierwszym użytkownikom pozwolenie na zabawę. Uczyć się na błędach, eksperymentując. Rozważyć możliwość skorzystania z instrukcji obsługi; niektórzy najlepiej uczą się, czytając takie książki jak Zoom for Dummies. Aby nie przytłoczyć ludzi, należy ustalić zdrowe tempo nauki, ale należy być konsekwentnym i uczynić naukę tych nowych narzędzi częścią rutyny pracowników. Sugerować, że ludzie mogą chcieć uczyć się z kolegą lub przyjacielem. Uczenie się narzędzi współpracy w pojedynkę jest trudne, ponieważ istnieją one po to, aby ułatwiać dialog. Proszę zachęcać pracowników do nauki z kolegą lub koleżankami z zespołu. Stworzyć wolne od rozproszenia bloki czasowe, które ludzie mogą wykorzystać na naukę nowych narzędzi współpracy.
Zniechęcać ludzi do powrotu do dawnych nawyków. Starsze oprogramowanie może składać takie same obietnice jak centra współpracy, ale na dłuższą metę okaże się mniej skuteczne. Proszę być cierpliwym w stosunku do różnych stylów uczenia się i przyjąć na siebie rolę agenta zmian w zakresie bardziej efektywnej współpracy.
Nowe technologie sprawią, że przyszłe centra współpracy będą bardziej inteligentne i efektywne.
W post-pandemicznym świecie pracy wielu pracowników nie wróci do Państwa biur w pełnym wymiarze godzin. W miarę powstawania hybrydowych modeli pracy będą oni musieli zaakceptować węzły współpracy jako część swojego życia.
Jednak Państwa organizacja może również oczekiwać, że te centra będą się z czasem doskonalić, ponieważ staną się bardziej zautomatyzowane, wciągające i inteligentne. Pojawiające się technologie, takie jak rzeczywistość rozszerzona, rzeczywistość wirtualna, lepsza integracja głosu, uczenie maszynowe i sztuczna inteligencja rozszerzą ich możliwości.
O autorze
Phil Simon, gospodarz podcastu Conversations About Collaboration (patrz philsimon.com), jest autorem 11 książek, w tym nagradzanych tytułów Message Not Received i The Age of the Platform: How Amazon, Apple, Facebook and Google have Redefined Business. Reimagining Collaboration zdobyła 2021 International Book Award w podkategorii Komunikacja/Public Relations w ogólnym konkursie biznesowym, gdzie była jednym z siedmiu finalistów.