W czasie pierwszego z pięciu kroków 5s odbywa się selekcja rzeczy potrzebnych i niepotrzebnych na stanowiskach pracy. Wyjeżdżają całe palety, nierzadko wagony zbędnych przedmiotów. Przy okazji dokonuje się znalezisk jak beczka czy odkurzacz.
Po drugim kroku – czyszczeniu – pracownicy zaczynają się zwierzać: „wreszcie nie ślizgamy się po tych plamach oleju”, „niedługo będziemy przychodzić do pracy ubrani na biało”. Konsultanci mówią im, że właśnie tak powinno być, bo ich praca polega na produkowaniu, a nie brudzeniu się.
Trzeci krok polega na optymalnym rozmieszczeniu narzędzi pracy. Każdej rzeczy pracownicy sami znajdują najlepsze miejsce. Odtwarzają przebieg wykonywanych czynności: „tu obracam się o 30 stopni, więc paleta powinna stać dokładnie w tym miejscu” – określają i zaznaczają pole odkładcze. W ten sam sposób ustala się, ile miejsca zajmują półprodukty, wyroby gotowe, odpady. Jeśli potem, już w czasie pracy, pole odkładcze zostanie przekroczone, od razu widać, że np. magazyn nie odebrał w porę kolejnej partii. Narzędzia i pola odkładcze są oznakowane tak, że nowy pracownik nie musi spędzać pierwszych tygodni na dopytywaniu się o wszystko – system wykorzystujący zarządzanie wzrokowe umożliwia błyskawiczną orientację.
Po wprowadzeniu czwartego kroku – standaryzacji – okazuje się, że nawet przemysł ciężki nie musi lepić się od brudu. Wystarczy po wielkiej akcji odczyszczania na bieżąco utrzymywać uzyskany stan. Jest to o tyle proste, że 5S koncentruje się na przyczynach powstawania zanieczyszczeń i interweniuje na tym właśnie poziomie. W efekcie usuwane są drobne usterki, maszyny i narzędzia są doskonalone przez samych pracowników. W efekcie cały proces dbania o schludność do czynności śladowych, nie kolidujących z codzienną pracą. Standardy czyszczenia ustalają również sami pracownicy.
Dzięki 5S obniża znacząco obniża się awaryjność maszyn.
W Alstomie po wprwadzeniu 5S hale przestały przypominać bunkry. Pracownicy Prodrexu są dziś ekspertami od ergonomii stanowisk pracy. W Naftowaxie na pierwszym dniu szkolenia przygotowującego do wdrożenia 5S trudno było złapać kontakt z szeregowymi robotnikami, którzy najwyraźniej nie wiedzieli, dlaczego oderwano ich od pracy. Następnego dnia trenerzy zobaczyli przed sobą grupę starannie ubranych w garnitury i garsonki ludzi pełnych pomysłów. Uwierzyli, że są ważni dla firmy – zarząd powierzył im misję rozwiązywania problemów
Jak w praktyce odbywa się sprzątanie i usuwanie tego, co niepotrzebne? – Rozlepiamy na wszystkich sprzętach karteczki z kolorami. Zielony – sprzęt na pewno przydatny. Żółty – zastanowić się, czy nie wyrzucić. Czerwony – usunąć natychmiast. – Na początku jest jak z beczką, koniecznie potrzebną – mówi Aleksandra Kapczyńska – potem okazuje się, że nawet większość sprzętu z żółtymi karteczkami jest nieprzydatna, a była trzymana tylko z przyzwyczajenia.
Kolejna część artykułu – za tydzień na naszym blogu