Z powodu pandemii wielu pracowników umysłowych pracuje teraz w domu. Aby współpracować, muszą spotykać się zdalnie. Współautorzy Karin M. Reed i Joseph A. Allen wyjaśniają, jak najlepiej organizować i ułatwiać wirtualne spotkania. Co ciekawe, Reed i Allen nigdy nie spotkali się twarzą w twarz. Wszystkie swoje koordynacje współautorskie przeprowadzili wirtualnie – konkretny dowód na to, jak dobrze mogą działać spotkania zdalne i współpraca online, gdy wszystkie elementy się zgrają.
Opracowanie zostało przetłumaczone maszynowo (przepraszamy za błędy) jako materiał na nasze szkolenia z przywództwa.
Take-Aways
- Kiedyś firmy polegały na spotkaniach twarzą w twarz, ale teraz większość spotkań odbywa się wirtualnie.
- Spotkania zajmują mniej czasu niż kiedyś i angażują mniejszą liczbę uczestników.
- Większość skarg na spotkania zdalne dotyczy problemów z łącznością.
- Podczas spotkań wideo uczestnicy stają się wykonawcami online.
- W spotkaniach zdalnych wykorzystuje się stare i nowe najlepsze praktyki.
- Wideokonferencje mogą tworzyć uciążliwe bariery i stawiać nowe wymagania uczestnikom.
- Prezentowanie za pomocą kamery internetowej wymaga umiejętności wirtualnej prezentacji.
- Należy oczekiwać, że zaawansowane technologie będą się przenikać z nauką o spotkaniach, aby zwiększyć współpracę.
Podsumowanie
Kiedyś firmy polegały na spotkaniach twarzą w twarz, teraz większość spotkań jest wirtualna.
COVID-19 zmienił reguły gry, wysyłając ludzi z biura do domu, aby pracowali we względnej izolacji. Wszystko stało się wirtualne. Pandemia radykalnie zmieniła sposób, w jaki ludzie łączą się, współpracują i spotykają.
„Wirtualne spotkania i wymagająca ich praca zdalna nie znikną”.
Spotkania służą wielu celom, w tym podejmowaniu decyzji, planowaniu strategicznemu, ustalaniu budżetu i aktualizacji projektów. Teraz, gdy pracownicy umysłowi często nie dzielą tej samej przestrzeni roboczej, nie mogą wpadać do swoich biur, aby aktualizować porządki obrad i omawiać najnowsze informacje. W związku z tym odbywa się więcej spotkań w celu nadrobienia zaległości i wymiany informacji.
Spotkania trwają krócej niż wcześniej i angażują mniejszą liczbę uczestników.
Nawet jeżeli ludzie organizują spotkania twarzą w twarz, sesje stały się krótsze, podobnie jak spotkania telefoniczne i wideo. Spotkania osobiste mogą trwać krócej, ponieważ wymagają masek. Ludzie nie lubią nosić masek, więc mają tendencję do jak najszybszego przechodzenia przez spotkania twarzą w twarz z maską.
„Bardziej niż kiedykolwiek praca nie jest tym, gdzie się chodzi, lecz tym, co się robi – a my nadal robimy to z każdego możliwego miejsca, z naszych kanap w salonie, z naszych blatów kuchennych, a nawet z naszych szaf (gdzie możemy przynajmniej zamknąć drzwi!)”.
Badania wskazują, że w spotkaniach – twarzą w twarz, przez telefon lub zdalnie – uczestniczy obecnie również mniej osób niż w przeszłości.
Większość skarg na spotkania zdalne dotyczy problemów z łącznością.
Dwa najczęstsze zarzuty uczestników spotkań zdalnych dotyczą uzyskania i utrzymania połączenia bez opóźnień i przerw. Respondenci badania mówili o problemach z routingiem, w tym o dostępie do plików, problemach z dźwiękiem, udostępnianiem ekranu, problemach z kamerą internetową, a także o nieodpowiednim szkoleniu z oprogramowania lub jego braku.
„Większość ludzi ocenia swoje spotkania jako 'meh’. Oceniają je wszystkie tylko trochę lepiej niż neutralnie”.
Zakłócenia pogodowe i inne naturalne sytuacje kryzysowe lub katastrofy mogą zakłócić lub czasowo uniemożliwić komunikację elektroniczną. Jednak gdy technologia działa bez zarzutu, spotkania wirtualne są tak samo produktywne jak spotkania konwencjonalne – a czasami nawet bardziej.
Podczas spotkań wideo uczestnicy stają się wykonawcami online.
Uczestnicy spotkań wideo mają tendencję do postrzegania siebie jako wykonawców przed kamerą. Dla wielu osób samo myślenie o spotkaniach jako o miejscu występu wywołuje nowy poziom stresu.
„Przed kamerą … najbardziej pewni siebie mówcy publiczni mogą zostać zredukowani do kałuży potu, gdy tylko zorientują się, że „są na wizji””.
Spotkania zdalne wymagają wyposażenia technicznego i produktów, których wcześniej biura domowe nie musiały posiadać, takich jak kamery, zestawy słuchawkowe lub słuchawki, oprogramowanie do wideokonferencji, dodatkowe ekrany, odpowiednie oprogramowanie do prowadzenia spotkań itd. Wielu pracowników musi również zdobyć nowe umiejętności, aby móc prezentować na takich sesjach lub zarządzać nimi.
Spotkania zdalne wymagają zastosowania starych i nowych dobrych praktyk.
Najbardziej podstawową najlepszą praktyką dla nowoczesnych spotkań jest praca wyłącznie z najwyższej jakości sprzętem wideo i audio. Należy upewnić się, że oprogramowanie do obsługi spotkań działa prawidłowo i że wszyscy uczestnicy spotkania zdalnego mają pełny dostęp.
Proszę wziąć pod uwagę te nowe najlepsze praktyki i sugestie ekspertów dotyczące spotkań zdalnych:
Przestrzeganie prawidłowej „charakterystyki spotkania” – Szybkie rozpoczęcie i zakończenie oraz pełna dostępność dla wszystkich uczestników spotkania. Zapewnić atrakcyjne oświetlenie i tło, które jest przyjemne, ale nie rozprasza, niezależnie od tego, czy spotkanie jest wirtualne, czy nie.
Wyznaczyć zdolnego facylitatora, który poprowadzi spotkanie – Rozmowy wirtualne często są chaotyczne. Język ciała jest nieczytelny. Nie wiadomo, kto chce zabrać głos. Uczestnicy mogą sobie nawzajem nieświadomie przerywać. Spotkania zdalne wymagają sprawnych moderatorów, którzy potrafią pokonać te przeszkody.
Ustalenie rozsądnych zasad – Podobnie jak w przypadku konwencjonalnych spotkań, spotkania zdalne wymagają od wszystkich uczestników zaakceptowania pewnych podstawowych zasad. Moderator musi wyjaśnić potrzebę komunikowania się w uporządkowany, właściwy sposób. Powinien również wyjaśnić, że funkcja czatu na spotkaniu – jeżeli jest dostępna – może być „parkingiem dla … pytań, komentarzy i pomysłów”. Niektóre platformy technologiczne oferują ikonę podniesionej ręki, którą uczestnik może kliknąć, aby zasygnalizować prośbę o zabranie głosu. Moderator powinien krótko odnieść się do wszystkich takich funkcji.
„Włącz kamerę” – To brzmi zbyt prosto, ale tak nie jest. Kamera wymaga pełnej uwagi uczestnika. Jeśli jest wyłączona, ludzie będą wielozadaniowi podczas Państwa spotkań. Włączona kamera pozwala wszystkim uczestnikom odczytać język ciała i komunikację niewerbalną.
Prawidłowe korzystanie z narzędzi technicznych – Dotyczy to również funkcji wyciszania, którą wiele platform konferencyjnych często wykorzystuje nieprawidłowo. „Jesteś wyciszony” to częste przypomnienie podczas spotkań zdalnych. I odwrotnie, wielu uczestników powinno używać funkcji wyciszenia, aby uniknąć zakłóceń w tle, które mogą przeszkadzać. Funkcja czatu może być przydatnym narzędziem, szczególnie jeżeli wiele osób uczestniczy w spotkaniu. Współdzielenie ekranu umożliwia wielu uczestnikom oglądanie tych samych dokumentów.
Szukać okazji do spotkań towarzyskich – Jeżeli można, należy przeznaczyć trochę czasu na interakcje społeczne. Zmniejsza to poczucie izolacji, którego doświadczają niektórzy pracownicy zdalni. Interakcje społeczne sprzyjają poczuciu pracy zespołowej i wspólnoty.
Troska o bezpieczeństwo – W dobie COVID-19 spotkania zdalne pomagają chronić zdrowie uczestników.
A co z uczestnikami z zewnątrz? – Jeżeli zapraszają Państwo do udziału w spotkaniu zdalnym osobę, która nie pracuje w Państwa firmie, należy zamieścić w zaproszeniu e-mailowym link do filmu instruktażowego lub artykułu objaśniającego działanie platformy konferencyjnej. Dzięki temu osoba ta będzie mogła szybko się zorientować i w pełni uczestniczyć w spotkaniu.
„Co może pójść źle, to pójdzie źle” – Zawsze należy mieć plan awaryjny na wypadek awarii technicznej. Należy zapewnić wszystkim uczestnikom spotkań zdalnych alternatywne sposoby połączenia, np. numer telefonu w przypadku spotkań audio.
Oprócz nowych najlepszych praktyk, nadal obowiązują stare najlepsze praktyki dotyczące spotkań. Należą do nich: wyznaczanie celów, przestrzeganie porządku obrad, zapewnienie pełnego uczestnictwa wszystkich uczestników oraz obecność właściwych osób i odpowiedniej liczby osób.
„Wszystkie dowody wskazują na to, że złe spotkania rodzą kolejne spotkania, zazwyczaj w celu rozwiązania problemów spowodowanych złym spotkaniem”.
Nalegać na przestrzeganie porządku obrad i ustalonego przez Państwa regulaminu. Po każdym spotkaniu należy udostępnić protokół i listę działań.
Wideokonferencje mogą tworzyć uciążliwe bariery i stawiać nowe wymagania uczestnikom.
Porozumiewanie się za pomocą kamery nie jest podobne do porozumiewania się twarzą w twarz lub z podium czy sceny przed publicznością. Nierzadko zdarza się, że ludzie zamierają, gdy mówią do kamery. Skuteczność spotkań wideo może ucierpieć z powodu tremy poszczególnych osób lub braku zrozumienia, jak wyglądają w kamerze.
„Całe przedsiębiorstwa starają się podnieść poziom swoich umiejętności, aby jak najlepiej poruszać się w świecie, w którym wideo jest głównym kanałem komunikacji”.
Wideokonferencje wymagają szczególnych możliwości. Użytkownicy muszą dostosować się do jej specjalnych wymagań, co dla wielu jest trudne. Trzy bariery mogą sprawić, że praca na wideo będzie wyzwaniem:
„Kamera nie daje informacji zwrotnej” – Kiedy rozmawia się z kimś twarzą w twarz, można dostosować to, co się mówi i jak się mówi, do reakcji i języka ciała drugiej osoby. Jest to trudne, gdy mówi się i słucha przez wideo. Brak wkładu może sprawić, że mówcy będą niezdecydowani i jednomyślni lub płascy. Mogą dawać poczucie braku kontaktu.
Ludzie stają się „hiperświadomi” swojego wyglądu – Większość ludzi nie lubi oglądać siebie w kamerze. Wielu wzmacnia wszystkie negatywy, które widzi, a ignoruje pozytywy. W tym nienaturalnym otoczeniu ludzie są często swoimi najsurowszymi krytykami.
Trema – Przemawianie do kamery sugeruje, że występuje się na scenie. W świadomości większości ludzi światło reflektorów oznacza stres. Przed kamerą ludzie chcą być idealni, chociaż nikt nie może być. Próba bycia doskonałym może sprawić, że wyda się Pan nieautentyczny.
Wszystkie te problemy sprowadzają się do tego, że uczestnicy programu telewizyjnego nie potrafią wyjść poza siebie pod względem psychicznym. Rozproszenie uwagi poza kamerą może zakłócić prezentację przed kamerą. Ponieważ większość uczestników spotkań zdalnych przebywa w domu, potencjalnych czynników rozpraszających jest mnóstwo. Kot potrąca oprawiony obraz, który uderza o podłogę z głośnym dźwiękiem pękającego szkła. Pies zaczyna szczekać. Dziecko wpada z płaczem na kolana, gdy Państwo mówią.
Koledzy z odległego spotkania będą widzieć i słyszeć te wydarzenia w tle. Najlepszym sposobem radzenia sobie z nimi jest przyjęcie ich do wiadomości, podjęcie natychmiastowych działań, jeżeli są potrzebne, i powrót do swoich spraw przed kamerą.
Prowadzenie prezentacji za pośrednictwem kamery internetowej wymaga umiejętności prowadzenia wirtualnych prezentacji.
Będą Państwo chcieli rozwinąć swoje umiejętności wirtualnej prezentacji na potrzeby spotkań zdalnych. Obejmuje to naukę stosowania odpowiedniej mowy ciała.
„Jeżeli chcą Państwo sprawić, że ktoś zamrze, proszę wyciągnąć kamerę wideo. Sama jej obecność natychmiast zmienia temperaturę w pomieszczeniu i sprawia, że większość ludzi czuje się nagle nieswojo we własnej skórze.”
Proszę stosować się do tych sugestii dotyczących wirtualnych prezentacji, rutyn i najlepszych praktyk:
Zwróć uwagę na wartości produkcyjne spotkania zdalnego – Zastanów się, jak wyglądasz i brzmisz w kamerze. Zapewnić odpowiednie oświetlenie. Naturalne oświetlenie jest zazwyczaj najbardziej pochlebne.
Aktywnie angażować uczestników – Większość ludzi nie angażuje się dobrze w ekrany swoich komputerów. Aby ich zaangażować: 1) upewnić się, że temat spotkania jest istotny dla wszystkich uczestników; 2) zachęcić uczestników do swobodnej wypowiedzi; oraz 3) rozpocząć i zakończyć spotkanie o czasie.
Zwracać uwagę na tło (to, co widzi kamera internetowa) – Unikać prezentacji na tle rozpraszającym uwagę. Należy przeprowadzić edycję wizualną, aby upewnić się, że tło jest odpowiednie. Badania wskazują, że większość ludzi chce widzieć tło z półkami i książkami. Dzieła sztuki, dyplomy i zdjęcia rodzinne również stanowią miłe dla oka obrazy. Inną możliwością jest tło wirtualne, ale należy upewnić się, że wygląda ono profesjonalnie.
Kalibracja „wielkości kadru” – Proszę wziąć pod uwagę, co widzowie widzą z Pani głowy i ciała, i odpowiednio się wykadrować. Unikać ekstremalnych zbliżeń. Należy dążyć do średniego ujęcia od pasa do nieco powyżej głowy lub do ciasnego ujęcia od środka klatki piersiowej, również nieco powyżej głowy. Starać się rozluźnić i poruszać z animuszem. Gesty powinny być minimalne i naturalne, aby nie rozpraszały.
Nie należy siedzieć na krześle, które pozwala na odchylenie się do tyłu – odchylenie do tyłu powoduje uniesienie podbródka, co kamery internetowe negatywnie wyolbrzymiają. Podniesiony podbródek wygląda arogancko. Pochylenie się do tyłu oddala obraz Pani ciała od obserwatorów i może sprawić, że poczują się oni urażeni.
Starać się być nieruchomym, niezależnie od tego, czy się stoi, czy siedzi – Jeżeli korzysta się z biurka stojącego, należy uważać, aby nie kołysać się na nogach w przód i w tył. Może to wywołać u widzów chorobę morską. Jeżeli siedzą Państwo przy biurku, starają się Państwo siedzieć prosto. Przygarbienie wygląda nieprofesjonalnie. Proszę unikać krzeseł obrotowych. Może się to skończyć tym, że będzie się Pan kręcił, co nie wygląda dobrze.
Kontakt wzrokowy – Proszę patrzeć bezpośrednio w obiektyw, ale nie wpatrywać się w niego.
Notatki – Jeśli chcą Państwo korzystać z notatek, proszę je trzymać poza ekranem.
Mówić naturalnie – Mówić tak, jakby było się w trakcie rozmowy, a nie na podium, przemawiając do publiczności. Zmieniajcie Państwo kadencję i ton.
Proszę oczekiwać, że zaawansowana technologia będzie się przenikać z nauką o spotkaniach, aby zwiększyć współpracę.
Wideokonferencje z pewnością pozostaną w przyszłości podstawowym narzędziem zdalnych spotkań. Ale należy się spodziewać, że postęp technologiczny zmieni sposób, w jaki obecnie wykorzystujemy wideo do spotkań.
Rozwój technologii zwiastuje nową erę spotkań, w której liczy się lepsza współpraca i kreatywność. Według profesora komunikacji ze Stanforda, Jeremy’ego Bailensona, w przyszłości uczestnicy spotkań będą mogli nosić okulary z rozszerzoną rzeczywistością (A/R), które umożliwią im interakcję z uczestnikami w postaci hologramów lub pozwolą im poczuć się tak, jakby znajdowali się w określonym otoczeniu. Uczestnicy noszący okulary A/R będą mieli większe poczucie rzeczywistości podczas spotkań VR.
„Stara nauka o spotkaniach jest istotna dla nowego świata spotkań wirtualnych”.
Zamiast jednej kamery w wyposażonej w wideo sali konferencyjnej, firmy będą prawdopodobnie używać wielu kamer. Pozwoli to uniknąć statycznego „widoku z kręgielni”. Prawdopodobnie pojawią się kamery niecyfrowe, które umożliwią planistom spotkań zintegrowanie tablic lub innych materiałów z przekazem wideo ze spotkania zdalnego.
Prezes firmy Logitech, Massimo Rapparini, spekuluje, że przyszłe technologie pomogą moderatorom usprawnić współpracę, zmierzyć wkład i wyniki uczestników spotkania oraz odkryć ich najbardziej innowacyjne spostrzeżenia.
O Autorach
Karin M. Reed jest prezesem Speaker Dynamics, firmy zajmującej się szkoleniami z zakresu komunikacji korporacyjnej. Joseph A. Allen, PhD, jest profesorem psychologii przemysłowej i organizacyjnej na Uniwersytecie w Utah.