Może Pan posiadać wiele cennych informacji, ale jeśli nie potrafi Pan przekazać swojego przesłania lub zorganizować swoich pomysłów w przekonujący sposób, mówi trener wystąpień publicznych Joel Schwartzberg, to raczej nie uda się Panu nikogo zainspirować. Schwartzberg dzieli się łatwymi do zastosowania chwytami komunikacyjnymi, taktykami i zmianami nastawienia, które pomogą liderom zaangażować i zainspirować swoje zespoły. Jego przydatna książka, zawierająca wiele pomocnych list, zdradza sekrety skutecznej komunikacji, aby przygotować Państwa do przewodzenia z mocą i celem.
Tłumaczenie maszynowe opracowane na szkolenie z prowadzenia prezentacji, może zawierać nieścisłości i błędy językowe.
Take-Aways
- Wykorzystać dwie siły – cel i moc – aby skutecznie komunikować się jako lider.
- Wykazywać nadzieję, wizję i pewność siebie, aby zaangażować swój zespół.
- Skuteczni liderzy przekazują empatię i autentyczność w sytuacjach kryzysowych.
- Aby Państwa argumenty były bardziej przekonujące, należy być wiarygodnym i przemawiać do ludzi na poziomie logicznym i emocjonalnym.
- Dobór słów może zadecydować o tym, czy ludzie zwrócą na Pana uwagę, czy nie.
- Należy wybrać taką platformę komunikacyjną, która najlepiej przekaże Państwa przesłanie.
- Ukierunkowane taktyki komunikacyjne mogą pomóc Państwu w poruszaniu się po konkretnych wydarzeniach.
Podsumowanie
Proszę wykorzystać dwie siły – cel i moc – aby skutecznie komunikować się jako lider.
Nawet jeżeli posiada Pan wiele cech przywódczych – empatię, autentyczność, wizję i tak dalej – cechy te nie będą Panu służyć, jeżeli zespół nie będzie ich w Panu dostrzegał. Proszę używać języka przywództwa, aby ludzie postrzegali Pana jako osobę godną naśladowania. Proszę zacząć od myślenia, zanim się Pan wypowie, i od kultywowania strategicznego nastawienia, które jest potrzebne, aby przekazać swój komunikat z sensem.
Proszę przezwyciężyć powszechne błędne przekonania, jak np. twierdzenie, że dzielenie się użytecznymi informacjami jest cechą charakterystyczną lidera. Jeżeli będzie Pan jedynie prezentował slajdy w PowerPoint i wyliczał informacje bez powiązania ich z głównym przesłaniem, nie będzie Pan inspirował innych do działania.
„Najważniejszym zadaniem lidera jest prowadzenie poprzez język. Skuteczni komunikatorzy są wywyższani, nieskuteczni – usprawiedliwiani.”
Aby skutecznie komunikować się jako lider, musi Pan połączyć dwie siły: cel i siłę. Aby przekazać cel, należy przedstawić wizję lub cel. Proszę wyjaśnić, dlaczego Państwa pomysły są wartościowe – na przykład: „Ten produkt pozwoli ludziom zaoszczędzić tysiące dolarów rocznie i żyć zdrowiej”.
Aby przekazać moc, należy przyciągnąć uwagę zespołu. Kiedy przekazuje Pan swoją wiadomość, chce Pan, aby inni postrzegali Pana jako pewnego siebie, autorytatywnego, wiarygodnego i kompetentnego. Manifestacja siły nie musi polegać na agresywnym lub stereotypowo męskim zachowaniu. Skuteczni liderzy mogą jednocześnie sprawiać wrażenie silnych, miłych, odpowiedzialnych i empatycznych.
Proste taktyki komunikacyjne mogą pomóc Państwu inspirować i wpływać na innych. Proszę sprawić, aby Państwa pomysły były bardziej przekonujące dzięki poniższym wskazówkom:
Rozróżnianie punktów i tematów – Skuteczni liderzy nie dzielą się przypadkowymi informacjami. Przedstawiają punkty, które się ze sobą łączą, i starają się budować konsensus wokół swoich pomysłów.
Skupiają się bardziej na ludziach niż na rzeczach – Liderzy inspirują, gdy skupiają się na korzyściach, jakie mogą przynieść ludziom i społeczeństwu, zamiast koncentrować się na rzeczach lub wskaźnikach wydajności. Na przykład, innowacja w firmie farmaceutycznej zwiększyła przychody, zwiększyła ruch na stronie internetowej firmy i umożliwiła firmie otwarcie większej liczby biur. Jednak żaden z tych wskaźników nie był tak inspirujący, jak liczba osób, którym innowacja ta uratowała życie.
Równowaga między idealizmem a rozsądkiem – Starać się być zarówno pragmatycznym (poprzez budowanie zaufania), jak i wizjonerskim (poprzez inspirowanie innych).
Rozumieć potrzeby i życzenia odbiorców – Informacje, którymi dzieli się Pan z zespołem, mogą wpłynąć na ich myślenie i zachowanie, dlatego nie należy próbować sprzedawać ludziom wiadomości, które nie są związane z ich zainteresowaniami. Jeśli skupi się Pan na tym, co jest dla nich ważne, będzie Pan miał większe szanse wpłynąć na tych, którym Pan przewodzi.
Rozwiązywanie problemów zamiast dzielenia się nimi – Podczas komunikowania o swoich postępach w zakresie przywództwa należy skupić się na dostarczaniu rozwiązań, a nie skupiać się na najtrudniejszych wyzwaniach.
Cenić zwięzłość – Nie należy po prostu wycinać słów, gdy chce się mówić bardziej zwięźle. Przed skondensowaniem informacji należy dogłębnie zrozumieć swój temat.
Mocny początek i mocne zakończenie – Ludzie najchętniej zapamiętują pierwszą i ostatnią część tego, co Pan mówi, więc proszę przykuć ich uwagę na początku swoich wystąpień i wzmocnić najmocniejsze punkty na końcu.
Okazywanie nadziei, wizji i pewności siebie, aby zaangażować swój zespół.
Proszę wyobrazić sobie siebie jako kapitana statku, który zmierza na nieznane wody, a swój zespół jako pasażerów. Od Pana zależy, czy będzie Pan przekazywał nadzieję. Proszę używać słowa „nadzieja” jako rzeczownika, a nie czasownika, aby wywołać optymizm.
„Nadzieja to wyrażenie zawodowych pragnień, celów i oczekiwań Pana zespołu”.
Przekazać swoją wizję, aby nadać zespołowi sens i cel. Proszę opisać swoją wizję jako cel, a nie działanie. Proszę opracować mocną deklarację wizji, która będzie zwięzła, jednoznaczna i zdecydowana.
Proszę okazać pewność siebie, wykazując się stanowczością i przekazując swoją wiarę w procesy i ludzi w Państwa organizacji. Pewność siebie można wyrazić również poprzez dobór czasowników. Na przykład, nie należy mówić, że „uniknęli Państwo” niebezpieczeństwa, jeżeli „zapobiegli Państwo” katastrofie. Proszę zwracać uwagę na swoją mowę ciała. Nie należy się wiercić ani unikać kontaktu wzrokowego, ponieważ takie zachowania mogą sprawić, że będzie się Pan wydawał niepewny siebie. Proszę stać wysoko, mówić powoli i wyraźnie, słuchać uważnie innych.
Skuteczni liderzy przekazują empatię i autentyczność w sytuacjach kryzysowych.
Jako lider proszę uważać się za głównego oficera empatii. Proszę pokazać członkom zespołu, że zależy Panu na nich, szczególnie podczas kryzysów destabilizujących. Sama empatia nie wystarczy. Należy zakomunikować, że dostrzega Pan cierpienie swojego zespołu, pokazać, że Panu zależy i podjąć działania w celu złagodzenia kryzysu lub zapewnienia komfortu.
„Kiedy Państwa zespół jest spragniony, członkowie zespołu chcą, aby to pragnienie zostało potwierdzone i zrozumiane, nawet zanim będą chcieli je ugasić”.
Brzmienie autentyczne jest ważne, gdy komunikuje się Pan z zespołem, dlatego proszę dopasować swoje słowa do swoich przekonań. Proszę nie czytać skryptów przemówień. Proszę polegać na konspektach, które ukierunkowują Państwa umysł na kwestie, które chcieliby Państwo przedstawić. Opowiadanie osobistych historii może sprawić, że jako lider wyda się Pan bardziej autentyczny. Proszę wprowadzać przerwy w swoich opowieściach, aby nie mówić bezmyślnie, aby wypełnić ciszę. Pauza nie tylko sprawia, że wydaje się Pan bardziej przemyślany, ale również pozwala lepiej kontrolować własną narrację.
Aby Państwa argumenty były bardziej przekonujące, należy być wiarygodnym i przemawiać do ludzi na poziomie logicznym i emocjonalnym.
Starożytny grecki filozof Arystoteles wyjaśnił trzy kategorie perswazji: Ethos polega na Państwa charakterze i wiarygodności, aby przekonać innych. Logos to argument, który odwołuje się do logiki danej osoby. Pathos to odwołanie się do emocji odbiorców. Należy wziąć pod uwagę wszystkie trzy elementy, gdy komunikuje się Pan jako lider. Na przykład, może Pan ujawnić osobistą anegdotę, aby zbudować wiarygodność i stworzyć etos, opowiedzieć emocjonalnie przekonującą historię, aby wykorzystać siłę patosu, lub wprowadzić dane do prezentacji, aby zastosować logos.
Skuteczni opowiadacze historii rozumieją, że historia jest „pojazdem, przez który porusza się znacząca kwestia”. Proszę połączyć swoją opowieść z punktem widzenia, używając zwrotów przejściowych, takich jak „Ta historia ilustruje, dlaczego musimy…”. Niech Państwa opowieści będą zwięzłe, skromne i relatywne.
„Opowiadanie jest rzeczywiście wyjątkowo użytecznym narzędziem komunikacji, ponieważ ludzi naturalnie pociągają narracje – czy to intrygująca powieść, czy też pouczający moment – dlatego liderzy zawsze odnoszą korzyści z włączania historii i studiów przypadku do swoich komunikatów.”
Aby okazać wdzięczność członkom swojego zespołu, należy wyjść poza zwykłe podziękowania. Proszę pochwalić swój zespół, zastanawiając się, dlaczego każda osoba zasługuje na uznanie. Proszę przytoczyć konkretne historie, które pokazują wartość wysiłków wszystkich osób. Jeżeli podziękowania będą konkretne, indywidualne i znaczące, podniosą Państwo morale i zainspirują członków zespołu do osiągania jak najlepszych wyników.
Budowanie silnych więzi z członkami zespołu poprzez okazywanie, że mają Państwo na nich uwagę. Gdy mówią, proszę utrzymywać kontakt wzrokowy i przytakiwać. Proszę się oprzeć chęci przerywania. Proszę zadawać pytania, zanim podzielą się Państwo swoją opinią, i nie planować, co Pan powie dalej, gdy ktoś inny mówi. Zadawać pytania, które skłaniają do refleksji, na przykład: „Jak wpadł Pan na ten pomysł?”. Albo zadawać pytania oferujące pomoc, takie jak: „Czego potrzebuje Pan, aby przejść na wyższy poziom w swoim projekcie?”.
Dobór słów może zadecydować o tym, czy ludzie zwrócą na Pana uwagę, czy nie.
Proszę przedstawić swoje argumenty w sposób bardziej efektywny, stosując następujące środki:
Używanie języka integracyjnego – Ludzie uznają, że jest Pan bardziej atrakcyjny jako lider, jeżeli będzie Pan używał sformułowań „my” i „nas”, które pozycjonują Pana jako osobę istniejącą wśród, a nie ponad osobami, którym Pan przewodzi.
Używanie pierwszej osoby w celu zademonstrowania zaangażowania i autentyczności – Proszę mówić przez „ja”, gdy chce Pan wziąć odpowiedzialność i zainspirować innych, ale nie wtedy, gdy jest Pan egocentryczny.
Unikać słabych zaimków – Należy uważać na używanie „to”, „to” i „tamto”. Proszę być bardziej konkretnym. Proszę nazwać swoje rzeczowniki. Zamiast: „To przeniesie nas na wyższy poziom”, proszę powiedzieć: „Przyjęcie tego innowacyjnego podejścia przeniesie nas na wyższy poziom”.
Proszę uważać na „i, przymiotniki i przeprosiny” – Proszę unikać nadużywania słowa „i”, które może zachęcać do niepotrzebnej słowności. Czasami mniej znaczy więcej. Starać się nie nadużywać przymiotników, zwłaszcza zbyt szerokich, jak „dobry” czy „wspaniały”. Proszę nie przepraszać z założenia. W razie potrzeby proszę się śmiało poprawić. Na przykład: „Wcześniej powiedziałem, że dotyczy to 40 zespołów. Chciałem powiedzieć 60”.
Proszę używać magnesów na uwagę – Niektóre wyrażenia silnie przyciągają uwagę do Państwa punktów: „Jeśli wyniesie Pan z tej prezentacji jedną myśl, to będzie to…” lub „Oto dlaczego to ma znaczenie…”.
Wykorzystanie zasady trzech – Przekazywanie swoich idei w trójkach angażuje słuchaczy, odzwierciedlając rytm wiersza lub piosenki. Na przykład w przemówieniu z Gettysburga Abraham Lincoln użył dwóch trójkolumn: „rząd ludu, przez lud, dla ludu” oraz „nie możemy poświęcić, nie możemy konsekrować, nie możemy uświęcić tej ziemi”.
Proszę się nie martwić o to, że jest Pani doskonała. Proszę nie przywiązywać się do swojego wyglądu, tonu głosu lub czynnika rozrywkowego. Te cechy są dobre, ale nie inspirują innych.
Proszę wybrać platformę komunikacyjną, która najlepiej przekaże Państwa przesłanie.
Proszę wykorzystać możliwości komunikacji cyfrowej, aby wzmocnić swój przekaz, swoją prezencję i zdolność do angażowania innych. Przed wyborem platformy (na przykład Zoom, PowerPoint, e-mail lub cyfrowe wideo) należy zastanowić się nad tym, co chcą Państwo przekazać, i rozważyć, czy funkcja, ton i czas narzędzia odpowiadają Państwa celowi i poziomowi pilności. Na przykład, jeżeli chcą Państwo przekazać dwuminutową wiadomość, mogą Państwo zdecydować się na osobistą wiadomość wideo. Ale jeżeli chcą Państwo podzielić się bardziej złożoną wiadomością, powinni Państwo napisać wewnętrzny biuletyn lub zaplanować spotkanie, na którym przedstawią Państwo swoje pomysły za pomocą slajdów.
Aby efektywnie korzystać z Zoomu i innych narzędzi wideokonferencyjnych, nie należy czytać ze skryptu. Zamiast tego należy przykleić na ekranie komputera małe notatki, które będą stanowiły przewodnik po prezentacji. Proszę mówić tak, jak podczas konferencji. Proszę być obecnym i skupionym. Ustawić swoje ciało tak, aby wypełniało większość kadru kamery. Sprawdzić oświetlenie. Wpatrywać się w kamerę komputera, aby stworzyć wrażenie kontaktu wzrokowego. Należy też pamiętać o „Zoom fatigue”, czyli o zmęczeniu, które odczuwają ludzie wpatrujący się zbyt długo w ekrany.
„Wielu komunikatorów nie zdaje sobie sprawy, że to, co sprawdzało się w pokojach, nie zawsze sprawdza się w Zoomie”.
Aby efektywniej wykorzystywać pocztę elektroniczną, należy unikać zbyt ogólnikowych linii tematycznych (takich jak „Spotkanie dzisiaj”). Zamiast tego proszę być bardziej precyzyjnym – na przykład: „Analiza raportu o stanie zapasów”. Jeżeli chcą Państwo zasygnalizować pilny charakter sprawy, proszę używać wielkich liter. Rozpoczynać e-maile od przyjaznego pozdrowienia, aby nie sprawiać wrażenia, że jest się nagłym. Unikać zbędnych sformułowań w treści maila. Kończyć e-maile krokami do działania. Czytać otrzymane e-maile w całości, aby uniknąć wysyłania niepełnych odpowiedzi.
Aby wykorzystać moc programów do prezentacji, takich jak PowerPoint czy Prezi, należy wzmocnić swoje słowa, myśli i pomysły mocnymi obrazami – nie po to, aby zaimponować słuchaczom atrakcyjnym wizualnie obrazem, ale po to, aby ich oczarować. Państwa tekst powinien zawierać wypunktowane punkty, a nie całe zdania. Każdy slajd powinien zawierać tylko jeden punkt lub pomysł. Proszę zastanowić się nad tytułem każdego slajdu, ponieważ mocne tytuły przyciągają słuchaczy. Nie należy zamieszczać wykresów lub diagramów, których publiczność nie będzie w stanie odczytać, gdy wyświetli się je na dużym ekranie.
Innym rozwiązaniem jest film cyfrowy, który można nagrać telefonem. Aby jak najefektywniej wykorzystać wideo cyfrowe, należy zachować zwięzłość i inspirujący charakter przekazu. Proszę nie pisać scenariuszy. Niech będą one spontaniczne i autentyczne. Na zakończenie proszę podziękować.
Ukierunkowane taktyki komunikacyjne mogą pomóc Państwu w poruszaniu się po konkretnych wydarzeniach.
Proszę poznać różne taktyki komunikacji w ramach przywództwa wewnętrznego, które pomogą Państwu z wdziękiem przekazać pożądany komunikat w następujących pięciu kontekstach:
Przekazywanie złych wiadomości – Na przykład przy przekazywaniu wiadomości o zwolnieniach, należy w miarę możliwości używać jednoznacznego, nieskryptowanego języka. Nie należy ulegać pokusie nadmiernego obiecywania lub łagodzenia ciosów dla własnej wygody, a także nie należy próbować pozytywnego przekształcania wiadomości. Proszę okazać swojemu zespołowi uznanie. Przyznać, że wiadomość jest trudna do usłyszenia i podzielić się informacjami o dostępnych źródłach doradztwa.
Postępowanie w sytuacji kryzysowej – Zespół ufa, że to Pani będzie przewodzić w sytuacji kryzysowej. Proszę zapoznać się z wydarzeniami i przekazać informacje w odpowiednim czasie. Proszę nie ukrywać skali kryzysu, ale podkreślić, co Państwo zrobią (a nie czego nie zrobią), aby przezwyciężyć wyzwanie. Zapewnić pracowników, że bezpieczeństwo personelu jest najważniejsze i zachęcić do zachowania spokoju. Opowiadać historie, aby zainspirować ludzi do wykorzystania ich odporności i optymizmu.
Celebrowanie organizacyjnego kamienia milowego – Kamienie milowe zazwyczaj reprezentują postępy Państwa organizacji w kierunku szerszego celu. Proszę pamiętać o omówieniu, w jaki sposób ten kamień milowy łączy się z większą wizją Państwa organizacji. Należy podziękować osobom, których praca przyczyniła się do osiągnięcia tego kamienia milowego i wyjaśnić, dlaczego jest on tak istotny.
Uhonorowanie pracownika – Zamiast wymieniać tylko osiągnięcia danej osoby, proszę zwrócić uwagę na jej wyjątkowy wkład w Państwa organizację. Proszę podzielić się osobistymi historiami, pochwalić daną osobę za jej mocne strony i przedstawić listę najważniejszych osiągnięć tej osoby.
Przedstawienie nowego kierunku strategicznego lub polityki – Nie chodzi tylko o poinformowanie zespołu. Proszę również ich zainspirować. Proszę wyrazić swoje uznanie dla ciężkiej pracy wszystkich osób i dać pracownikom możliwość zadawania pytań i dzielenia się opiniami.
„Proszę mądrze używać języka, a umożliwi to Państwu przewodzenie z mocą i celem za każdym razem, gdy przyłożą Państwo pióro do papieru, palec do klawisza lub głos do myśli”.
Doskonalenie swoich umiejętności komunikacyjnych jako lidera jest procesem ciągłym. Proszę zwrócić uwagę na style komunikacji liderów, których Państwo podziwiają. Zanotować najbardziej angażujące techniki, które obserwuje Pan u nich. Po wygłoszeniu prezentacji proszę zwrócić się o informację zwrotną do małej grupy zaufanych współpracowników. Taktyka komunikacji jest narzędziem, które może Pan wykorzystać, aby przewodzić w sposób celowy, inspirując zespoły do realizacji swojej wizji.
O autorze
Trener wystąpień publicznych Joel Schwartzberg jest autorem książki Get to the Point! Sharpen Your Message and Make Your Words Matter. Wykłada techniki prezentacji dla pracowników dużych korporacji.