Nawet jeżeli mają Państwo doświadczenie w organizowaniu wielodniowych imprez na żywo, teraz może się okazać, że trzeba je przenieść do Internetu i przemyśleć każde wydarzenie. Dwudniowa impreza w dużej sali balowej może stać się dwugodzinną sesją online. Tyler Davidson, wiceprezes Meetings Today, gości współautorów Michelle Manafy i Davida Meermana Scotta, których książka „Standout Virtual Events” koncentruje się na tym, jak prowadzić żywe wydarzenia online. Ich najważniejsze lekcje to: wszystko ma być krótkie, w ruchu, a o spotkaniu lub imprezie należy myśleć jak o produkcji telewizyjnej, z dużym budżetem lub bez niego.
Artykuł przetłumaczony algorytmicznie z języka angielskiego (przepraszamy za niedoskonałości) jako materiał na nasze szkolenia z komunikacji.
Wnioski
- Proszę przemyśleć, w jaki sposób mogą Państwo prowadzić swoje wydarzenia w Internecie, nie tylko powielać spotkania osobiste.
- Jeżeli korzystają Państwo z tradycyjnych prelegentów, proszę pomóc im przejść do środowiska wirtualnego.
- Najprostszym sposobem na przekształcenie wydarzeń w format online jest ich skrócenie.
Podsumowanie
Proszę przemyśleć, w jaki sposób mogą Państwo prowadzić swoje wydarzenia w Internecie, a nie tylko powielać spotkania osobiste.
David Meerman Scott, który kiedyś przemawiał na 30-50 imprezach rocznie, ale został uziemiony przez pandemię, wiedział, że musi podjąć działania po tym, jak doświadczył kilku złych imprez online. Wraz z koleżanką Michelle Manafy, dyrektorem redakcyjnym stowarzyszenia branżowego Digital Content Next, pracował nad zdefiniowaniem lepszych sposobów prowadzenia spotkań online.
Zdając sobie sprawę z tego, że nie można i nie należy powielać w sieci wydarzeń osobistych, postanowili skodyfikować, w jaki sposób planiści wydarzeń i mówcy mogą przemyśleć swoje spotkania, aby odnieść sukces w środowisku wirtualnym. Książka Scotta i Manafy’ego, Standout Virtual Events, to podręcznik, na którym opiera się ten podcast z wiceprezesem Meetings Today, Tylerem Davidsonem.
Scott porównuje wydarzenie osobiste do bycia w teatrze. Jego zdaniem, wydarzenie wirtualne powinno być jak film. Podczas wydarzenia online należy co trzy lub cztery minuty zmieniać to, co się robi. Zmieniajcie Państwo tempo poprzez interakcję z widownią, zachęcanie członków widowni do interakcji między sobą, organizowanie sesji pytań i odpowiedzi lub pokazywanie filmów. Na przykład, gdy Scott prowadzi 45-minutowe wydarzenie, pokazuje trzy filmy wideo, kilkakrotnie przeprowadza ankietę wśród publiczności i włącza wiadomości od publiczności w trakcie sesji. W celu uatrakcyjnienia wydarzenia korzysta z gościnnych prelegentów.
Gdy organizują Państwo seminarium w sali balowej hotelu, ludzie mogą siedzieć przez sześć godzin, z kilkoma przerwami na kawę i przerwą na lunch; to nie zdarzy się podczas prezentacji online. Davidson wspomina, że informacje zwrotne od słuchaczy po niektórych pierwszych wirtualnych wydarzeniach Meeting Today zwróciły uwagę prezenterów, że zapomnieli o przerwach.
„Zasadniczo próbowali oni upchnąć wydarzenie osobiste (…) w pokoju Zoom, a to po prostu nie działa. ” (David Meerman Scott)
Od kwietnia 2020 roku Scott przeprowadził ponad 35 wydarzeń online. On i Manafy oferują wskazówki dotyczące wirtualnych wydarzeń, które czerpią z metod przynoszących najlepsze rezultaty w tych sesjach. Jednym z ulubionych wydarzeń Scotta było wydarzenie Scaling Up, które przekształciło dawne dwudniowe spotkanie osobiste w dwugodzinną sesję online. Zamiast 12 prelegentów, którzy mówili po godzinie, ten sam tuzin prelegentów mówił po 10 minut. Publiczności bardzo się to spodobało.
Jeżeli przygotowują Państwo wydarzenie na wysokim poziomie, Scott poleca zapoznanie się z mówcą motywacyjnym Tonym Robbinsem, mistrzem podejścia wirtualnego. Robbins stworzył kompletne studio nagraniowe z gigantycznym ekranem o wysokości 20 stóp i promieniu 50 stóp, który pozwala mówcy w studio widzieć i współdziałać z około 2 000 wirtualnych uczestników. Zamiast próbować powielać swoje wydarzenia na żywo, Robbins całkowicie je przemyślał.
Manafy dodaje, że nie trzeba mieć dużo pieniędzy, aby organizować atrakcyjne wydarzenia online. Jej organizacja organizowała małe imprezy dla swoich klientów i członków. Niezależnie od wielkości Państwa imprezy, można ją na nowo zdefiniować i dostosować do tego, co można zaprezentować zdalnie.
Jeżeli w Państwa imprezie biorą udział tradycyjni mówcy, należy pomóc im w przejściu do środowiska wirtualnego.
Nawet doświadczeni mówcy potrzebują pomocy w przygotowaniu technologii przed wydarzeniem zdalnym. HubSpot wysyłał mikrofon, kamerę internetową, światło i ekran z tłem do mówców, którzy nie mieli własnego studia. Producent z firmy dzwonił, aby pomóc im w ustawieniu sprzętu.
„Jeśli są Państwo organizatorami imprez, muszą Państwo myśleć o sobie jak o producencie”. (Michelle Manafy)
Gdy organizują Państwo imprezę przynoszącą dochód, nie wystarczy laptop na stole. Jako organizator powinien Pan nauczyć swoich prelegentów, jak technologia może ulepszyć ich prezentacje.
Najprostszym sposobem przestawienia imprez na format online jest ich skrócenie.
Najłatwiejszą zmianą, jaką można wprowadzić po przejściu na tryb zdalny, jest skrócenie prezentacji. Oznacza to, że należy skrócić wydarzenie, przemówienia kluczowe i wszelkie prezentacje co najmniej o połowę. Skrócenie długiej prezentacji pozwoli Państwa prezenterom wywrzeć większy wpływ.
„Trzeba naprawdę myśleć o zaangażowaniu i mieszaniu.” (Michelle Manafy)
Jeżeli będą Państwo organizować krótsze prezentacje, być może będą mogli sobie Państwo pozwolić na prelegentów z wyższej półki. Ktoś, kto pobiera bardzo wysokie opłaty – a opłaty mogą wynosić od 30 do 50 tysięcy dolarów, lub więcej, nawet do 250 tysięcy dolarów – za godzinne wystąpienie, może być skłonny zrobić 10-minutowy segment z domu, bez przygotowania i bez wizualizacji, za niewielki procent swojego zwykłego wynagrodzenia.
- O podcaście
Tyler Davidson jest głównym dyrektorem ds. treści w Meetings Today. Częsty mówca publiczny David Meerman Scott i Michelle Manafy są współautorami książki Standout Virtual Events. Manafy jest dyrektorem redakcyjnym stowarzyszenia branżowego Digital Content Next.