W tym podcaście a16z prowadząca wywiad Sonal Chokshi i gość Matt Abrahams omawiają istotne umiejętności i techniki prowadzenia udanej komunikacji interaktywnej, w tym prezentacji, wywiadów lub paneli. Przedstawiają niezbędne planowanie i przygotowanie, mówią, jak utrzymać dyskusję w temacie i udzielają cennych rad dotyczących zachowań werbalnych i niewerbalnych w przypadku wydarzeń wirtualnych i osobistych. Praktykowanie ich prostych wskazówek pomoże Państwu osiągnąć spokój i pewność siebie zarówno na żywo, jak i na ekranie.
Tłumaczenie maszynowe opracowane na szkolenie z prowadzenia prezentacji, może zawierać nieścisłości i błędy językowe.
Take-Aways
- Planując komunikację interaktywną, należy ustalić jasny cel i tak ukształtować przebieg doświadczenia, aby go wspierać.
- Moderator prowadzi rozmowę i łączy pomysły, aby służyć publiczności.
- Ekspresja werbalna i niewerbalna wymaga innego podejścia na żywo i na odległość.
- Mówcy muszą kontrolować źródła i objawy niepokoju.
Podsumowanie
Planując komunikację interaktywną, należy ustalić jasny cel i tak kształtować przebieg doświadczenia, aby go wspierać.
Po określeniu celu komunikacji interaktywnej – niezależnie od tego, czy jest to prezentacja, wywiad, czy prowadzenie panelu – należy odpowiedzieć sobie na następujące pytania:
Jakie informacje chcą Państwo, aby słuchacze zdobyli?
Jakich emocji chcą Państwo, aby doświadczyli?
Jakie działania chcą Państwo, aby podjęli?
Zrozumieć, kim są Państwa słuchacze i co jest dla nich ważne. Zaskakująca struktura prowadzi słuchaczy od tematu do wyjaśnienia, dlaczego jest on ważny. Należy zacząć od znaczenia tematu, następnie przedstawić sedno materiału, zanim zacznie się namawiać do działania.
„Jeśli uda się Państwu opakować informacje w sposób jasny, zwięzły i powiązany, będą one bardziej wartościowe”.
Nie należy pozwalać mówcom na przedstawianie się – należy przedstawić ich samemu, aby od początku kształtować wrażenia słuchaczy. Proszę zacząć od czegoś nowatorskiego lub kontrowersyjnego, aby zainteresować słuchaczy, zrobić krótkie wprowadzenie, a następnie nakreślić tematy dyskusji.
Nie należy dopuścić do tego, aby prezentacja bez celu skończyła się na końcu. Należy podziękować wszystkim, którzy wnieśli swój wkład, również publiczności. Proszę przypomnieć, czego, mam nadzieję, nauczyli się słuchacze, jak się czuli poruszeni i co chcieliby Państwo zrobić.
Moderator kieruje rozmową i łączy pomysły, aby służyć publiczności.
Podczas moderowania dyskusji Państwa praca zaczyna się jeszcze zanim ludzie wejdą do sali konferencyjnej lub się zalogują, a po ich wyjściu będą mieli jeszcze więcej do zrobienia. Moderator dba o to, aby przebieg rozmowy służył celowi, który został ustalony w momencie planowania sesji. Należy wcześniej porozmawiać z uczestnikami, aby uzgodnić ich oczekiwania. Stworzyć zasady zachowania i treści, które należy wspólnie przeanalizować przed rozpoczęciem sesji.
Jeżeli rozmowa zejdzie na boczny tor, należy użyć parafrazy, aby powrócić do aktualnego tematu lub przejść do następnego. Parafrazując, bierze się pod uwagę istotę czyjejś wypowiedzi, podsumowuje ją, a następnie konstruktywnie łączy z głównym wątkiem dyskusji. W ten sposób można odzyskać kontrolę bez obrażania kogokolwiek, a jednocześnie wzmocnić swoją wiarygodność.
„Chce Pan mieć poczucie, że ma Pan kierunek i narzędzia, które pomogą Panu dojść do celu, ale nie chce Pan, aby był on tak oskryptowany i tak ustrukturyzowany, że pozbawiony jest swobodnej spontaniczności”.
Proszę stworzyć zestaw priorytetowych pytań, aby rozmowa toczyła się wokół głównych tematów. Proszę rozważyć zastosowanie techniki improwizacji „tak, i…”, aby rozwinąć poprzednią uwagę i popchnąć rozmowę do przodu.
Ekspresja werbalna i niewerbalna wymaga innego podejścia na żywo i na odległość.
Obecność wizualna ma wpływ na komunikację. Język ciała powinien wyrażać spokojną pewność siebie. Należy sprawiać wrażenie rozłożystego – nie zamkniętego w sobie ani nie pochylonego – stabilnego i symetrycznego – nie przechylonego na jedną stronę.
Techniki mowy ciała, które stwarzają zachęcającą i godną zaufania obecność w cztery oczy, niekoniecznie sprawdzają się zdalnie. Proszę na przykład zmodyfikować swoje gesty na potrzeby ekranu. Proszę podnieść ręce do góry, tak aby były widoczne, i gestykulować tylko poza obrysem tułowia, aby nie wyglądać na roztrzęsionego. Proszę siedzieć prosto i nie przechylać głowy, co może sprawić, że będą Państwo wyglądać niepewnie.
W kontaktach osobistych kontakt wzrokowy ma dużą siłę. Na ekranie odpowiednikiem jest patrzenie bezpośrednio w kamerę. To trudne do wykonania, ale niezbędne. Proszę umieścić atrakcyjny obraz w pobliżu kamery urządzenia, aby przyciągnąć Państwa uwagę. Jeżeli musi Pan patrzeć na konkretną osobę mówiącą na ekranie, proszę umieścić jej obraz jak najbliżej kamery. Należy wyłączyć lub fizycznie zasłonić własny obraz, ponieważ będzie się Pan rozpraszał.
„Jesteśmy teraz w sytuacji, w której obecność niewerbalna – zarówno wokalna, to, co się robi z głosem, jak i to, co się robi z twarzą… są naprawdę podkreślane”.
W komunikacji zdalnej należy zmieniać intonację i tempo głosu. Przy ograniczonej szerokości pasma spotkań wirtualnych, słuchacze mogą się nudzić, a ich uwaga może się rozproszyć. Ograniczenie „tików” słownych – powtarzających się wypełniaczy, takich jak „um” lub „wie Pan” oraz słów zabezpieczających, takich jak „jakby”, „jakby” i „myślę”. Proszę zidentyfikować te przeszkody, słuchając własnych nagrań.
Każdy mówca musi nauczyć się radzić sobie ze źródłami i objawami lęku.
Wystąpienia publiczne, czy to osobiste, czy wirtualne, mogą wywoływać niepokój. Gdy jest się zdenerwowanym lub podekscytowanym, oddech staje się szybki i płytki, a gestykulacja szybsza. Spowolnienie ruchów pomaga spowolnić oddech. Głębokie oddychanie zmniejsza objawy lękowe. W środowisku wirtualnym proszę się wyciszyć i wziąć powolny, głęboki oddech.
Łyk wody to sposób na przerwę na głęboki oddech i złagodzenie suchości w ustach spowodowanej lękiem. Trzymanie butelki z zimną wodą pomaga ochłodzić się, spowolnić tętno i sprawić, że mniej się Państwo pocą. Jeżeli czują się Państwo roztrzęsieni, wykonywanie dużych ruchów lub szerokich gestów może dać ujście przypływowi adrenaliny związanemu z walką lub ucieczką.
„Zamiast postrzegać swoją komunikację jako przedstawienie, w którym celem jest perfekcja, proszę postrzegać ją jako rozmowę, w której celem jest zrozumienie i współpraca”.
Proszę zwrócić uwagę na źródła swojego niepokoju: czy boi się Pani, że zostanie oceniona, czy martwi się Pani o powodzenie imprezy? Większość z tych obaw to lęki przed przyszłymi reakcjami. Proszę je zwalczać poprzez uziemienie się w teraźniejszości. Proszę ćwiczyć przed rozpoczęciem imprezy. Uważnie oddychać. Dzięki praktyce, techniki uspokajające mogą pomóc Państwu zachować spokój.
O podcaście
Sonal Chokshi, redaktor naczelny Andresson Horowitz, prowadzi ten odcinek podcastu its a16z. Matt Abrahams, gospodarz podcastu Think Fast, Talk Smart, wykłada komunikację w Stanford Graduate School of Business i jest założycielem Bold Echo, firmy doradczej w zakresie umiejętności komunikacyjnych.