Ile wydać na home-office i czy to się zwróci?

W dużej firmie usługowej (170 pracowników, branża finansowa, Łódź) sprawdzaliśmy (ankietą w HRmapa.pl), jak pracownicy odnoszą się do przymusowego i nagłego home office. W kwietniu przeprowadziliśmy pierwszy pomiar. W ankiecie prosiliśmy, by pracownicy wymieniali problemy, jakich doświadczyli.

Poniższe dziewięć problemów zgłaszało więcej niż 30% załogi.

1. Zarządzanie czasem (zadaniami i spotkaniami) jest nieadekwatne do specyfiki home-office
2. Spotkania są nieefektywne, prowadzący nie potrafią prowadzić ich metodami zdalnymi
3. Pracownicy nie potrafią znaleźć work-life ballance
4. Dzieci, pozostające teraz w domu, przeszkadzają w pracy
5. Łącze internetowe w domu jest zbyt wolne do transmisji video
6. Brak w domu dodatkowego monitora i zewnętrznej klawiatury do podłączenia do laptopa. Oryginalny ekran i klawiatura laptopa są małe – męczą wzrok i obniżają efektywność
7. Na spotkaniach ludzie mają wyłączone kamery (obawa przed pokazywaniem mieszkania) –co utrudnia budowanie relacji, komunikację niewerbalną, prowadzi do tzw. „Zoom effect” – wypalenia emocjonalnego spotkaniami zdalnymi
8. Kiepska jakość mikrofonów i słuchawek (szumy i trzaski) utrudnia rozmowę zdalną
9. Brak ergonomicznego miejsca do pracy w domu (biurko, krzesło) powoduje nasilające się bóle kręgosłupa i trudności w dłuższym skupieniu się

4 rozwiązania

Wspólnie z klientem zaplanowaliśmy cztery działania:

1. Zdalne warsztaty obejmujące punkty 1-3. Zajęcia w grupach 10-12 osób, w układzie czterech czterogodzinnych sesji. Większość czasu zajmowały burze mózgów (poszukiwanie rozwiązań dla zgłoszonych problemów), eksperymentowanie z narzędziami do prowadzenia spotkań (np. wirtualne flipcharty, zdalne karty decyzyjne itp.) i praca ze zdalnym współdzielonym kalendarzem (planowanie czasu w pracy zdalnej).
2. Pomoc klientowi w doposażeniu pracownikom domowych biur (powyżej opisane problemy 5-9)
3. Dla 13 menedżerów przygotowaliśmy warsztaty dot. zdalnego zarządzania zespołem (także 4x4h).
4. Indywidualne konsultacje – 1h na każdego pracownika (dot. ergonomii domowego biura i work-life balance), a dodatkowo 3h na każdego menedżera (tematyka: zdalne zarządzanie – wdrażanie wiedzy ze szkolenia w swoim własnym zespole)

478zł na osobę

Pracowników doposażono bogato – choć niedrogo, bo za kwotę porównywalną z miesięcznym najmem biura:

1. Wszyscy otrzymali zewnętrzny monitor 22 cale (250zł netto sztuka), klawiaturę (50zl) i myszkę ergonomiczną (50zł), przy czym w 50% wykorzystano sprzęt który już był w biurze, a w 50% oznaczało to nowy zakup. Innymi słowy, gotówkowy wydatek na osobę to 175zł (byłoby 350 gdyby każdy dostał nowy sprzęt).
2. Każdy mógł wybrać, czy chce zabrać z firmy ergonomiczny fotel, czy też zakupić tzw. klękosiad (wcześniej firma zaprosiła fizjoterapeutę do nagrania video, w którym pokazywano zalety i wady tego urządzenia).  Dla ok. 50 osób zakupiono nowe fotele (300zł netto), dla 60 klękosiady (200zł netto), 30 otrzymało swój aktualny firmowy fotel, a 30 nie chciało nic. Średni wydatek gotówkowy na osobę – 159zł.
3. Każdy z pracowników otrzymał nowe słuchawki z mikrofonem, średniej klasy – za 119zł/ sztuka (chodziło nie tylko o wygodę słuchania, dobrano model, który ma mikrofon „łapiący” tylko dźwięki mówiącego, a ignorujący te z otoczenia).
4. Osoby, które do tej pory nie miały firmowej komórki (ok 60% załogi), doposażono w takową – z nielimitowanym internetem.  
5. Na koniec najdziwniejszy zakup. Każdy pracownik, który chciał, otrzymał „składaną ściankę” lub „ekran/parasol na oparcie krzesła”. To płachta pozwalająca całkowicie odsłonić prywatną część mieszkania od widoku kamery. Aż co czwarty pracownik wybrał jeden z dwóch dostępnych modeli (ok 100zł/sztuka, a więc ok 25zł/osoba w uśrednieniu na całą załogę).

Łącznie jednorazowo wydano więc 478zł netto na osobę (reszta sprzętu już w firmie była – tego nie liczymy w naszej analizie). Odnieśliśmy to do czynszów za biuro. W tej firmie na pracownika przypada 8m2 biura (wliczając korytarze itp.) a czynsz najmu to 40zł za metr miesięcznie. Innymi słowy, wydatek jest porównywalny do półtora miesiąca najmu biura.  

Oczywiście, dodatkowo comiesięczne koszty firmy wzrosły o prawie 70 abonamentów komórkowych (wydatek ok 4000zł miesięcznie).

Rzecz jasna, najdroższą inwestycją był zakup szkoleń i konsultacji – jednak sfinansowano je z budżetu na odwołany w tym roku ogólnofirmowy wyjazd integracyjny (wystarczyło z naddatkiem). 

Podwojenie efektywności i koncentracji

Kilka miesięcy później ankietę zrealizowaliśmy ponownie. Dodatkowo, po każdym szkoleniu prowadzono test wiedzy. A ponieważ część szkoleń przeprowadzono przed doposażeniem biurek, a część już po, policzyliśmy, czy to miało wpływ na skuteczność nauki.

Oto główne wyniki ankiet (prowadzonych także w HRmapa.pl):

1. Średni wynik w przedszkoleniowym pre-teście wiedzy wynosił 32% (odsetek prawidłowych odpowiedzi).  Podobny test (o tej samej trudności ale innych pytaniach) wypełniano tydzień po szkoleniu. W grupach, które szkoliły się przed doposażeniem biurek, wyniki post-testu wynosił 61%. W tych, które szkoliły się już na nowym sprzęcie – 89%. Innymi słowy, szkolenie w starych warunkach podwoiło wiedzę uczestników, zaś w nowych – niemal potroiło. Oczywiście mowa tu tylko o wiedzy, a nie jej wdrożeniu. Jednak wynik pokazuje, że pracownik potrafi się skupić niemal dwukrotnie bardziej, gdy ma odpowiednie warunki biurowe.
2. Wszyscy ankietowani menedżerowie (to oni głównie prowadzą spotkania) stwierdzili, że włączanie kamer – a więc kontakt wzrokowy i wykorzystanie komunikacji niewerbalnej  – stało się powszechnym elementem.
3. 85% pracowników uznało, że nie mają już problemu z włączonym mikrofonem i kamerą. Zdaniem 64% badanych, możliwość patrzenia współpracownikom w oczy to ważny element integrujący i motywujący. W odpowiedziach otwartych kilka osób podkreśliło, że gdy widzi drugą osobę na dużym monitorze, ma większe wrażenie realności kontaktu. 
4. 68% pracowników oceniło, że jakość i efektywność spotkań się poprawiła (choć nadal tylko 40% uznaje je za równie efektywne jak prowadzone w sali).
5. Liczba osób narzekających na jakikolwiek z problemów technicznych (wygoda siedzenia, łącze internetowe, za mały monitor,  jakość wizji i dźwięku na telekonferencji) spadła poniżej 10%. Nie znaczy to, że „praca z domu” dla wszystkich stała się relaksem, nadal w wielu sytuacjach obecność w biurze byłaby lepsza (część pracowników nie ma w domu warunków do home office). Jednak odczucie komfortu wyraźnie wzrosło. 
6. 93% badanych uznało, że doposażenie biurek wzmocniło ich motywację i lojalność wobec pracodawcy.

Efekty inwestycji w szkolenia i sprzęt są na tyle dobre, że zarząd podjął decyzję o sukcesywnym dokupieniu pracownikom także biurek z regulowaną wysokością (można przy nich stać i siedzieć, a różnicowanie pozycji w czasie pracy znakomicie wpływa na kręgosłup). Tu koszt jest większy – kolejne 500zł netto na osobę – więc zakupy rozłożono na cztery miesiące. To oczywiście dobrowolna opcja  – dla osób, które mają w domu miejsce na takie biurko.

Firma rozważa od 2021r. redukcję powierzchni biurowej do 40% obecnej, przy wprowadzeniu systemu „4 dni w domu jeden w biurze” dla większości załogi (w ankiecie 8% osób chce pracować wyłącznie w biurze, a blisko 10% załogi i tak będzie musiało przebywać stale w biurze). Przy obecnych cenach najmu da to oszczędności ok. 400.000zł rocznie w samym czynszu, a drugie tyle w miejscach parkingowych, kosztach mediów, ochrony itp.

Podjęto też decyzję o przeniesieniu większości warsztatów szkoleniowych do środowiska online. Przy nowym sprzęcie nie ma już przeciwko temu żadnych barier, a oszczędności na dojazdach i hotelach szacowane są na ok. 100.000zł rocznie.

Jeśli poszukują Państwo możliwości zrealizowania podobnej ankiety, zapraszamy do kontaktu pod adresem kontakt@hrmapa.pl. A jeśli wsparcia doradczego w realizacji podobnego projektu, zapraszamy pod kontakt@szkolenia-menedzerskie.pl