COVID-19 i inne czynniki skłoniły organizacje do przeniesienia swoich spotkań, warsztatów i szkoleń do sieci. Jednak ludzie często mają trudności z czerpaniem korzyści ze spotkań w środowisku wirtualnym. Chociaż facylitacja wirtualna ma te same najlepsze praktyki co facylitacja twarzą w twarz, przed poprowadzeniem spotkania należy rozpoznać istotne różnice. W tym praktycznym podręczniku facylitatorzy i eksperci w dziedzinie uczenia się Henrik Horn Andersen, Iben Nelson i Kåre Ronex udzielają wielu wskazówek, przeprowadzając Państwa przez proces planowania i prowadzenia efektywnych sesji wirtualnych.
Tłumaczenie maszynowe opracowane na szkolenie z prowadzenia prezentacji, może zawierać nieścisłości i błędy językowe.
Take-Aways
- Aby prowadzić efektywne spotkania wirtualne, należy pokonać fizyczny, społeczny, kulturowy i technologiczny dystans środowiska internetowego.
- Należy rozważyć cel spotkania, uczestników, platformę, proces i partnerów.
- Sprawne przeprowadzenie wirtualnej sesji wymaga szczegółowego podręcznika.
- Moderator musi często wchodzić w interakcje ze zdalną publicznością, aby podsycać jej zaangażowanie i energię.
- Jasne instrukcje i regularne nadawanie sensu sprzyjają zaangażowaniu uczestników.
- Istotne sesje uzupełniające poprawiają uczenie się, zatrzymanie i postępy.
- Proszę dostosować swoje podejście i narzędzia do specyfiki sesji wirtualnych, które Państwo prowadzą.
Podsumowanie
Aby prowadzić skuteczne spotkania wirtualne, należy pokonać fizyczny, społeczny, kulturowy i technologiczny dystans środowiska internetowego.
Sesje wirtualne mają zalety w stosunku do spotkań fizycznych. Na przykład, ponieważ uczestnicy mogą wspólnie pracować nad dokumentami, mogą Państwo utrwalić wyniki w formacie, który można później udostępnić. Środowisko wirtualne zapobiega również zdominowaniu dyskusji przez kogokolwiek.
Jednak spotkania wirtualne niosą ze sobą bariery fizyczne, społeczne, kulturowe i technologiczne. Aby pokonać fizyczny dystans, jaki stwarzają wirtualne sesje, należy zachęcić uczestników do wcześniejszego spotkania twarzą w twarz.
Należy dać uczestnikom jasne wskazówki, jak mają się przygotować. Na przykład, powinni mieć pod ręką szklankę wody lub filiżankę kawy i upewnić się, że nic w ich otoczeniu nie będzie im przeszkadzać. Aby przeciwdziałać dystansowi społecznemu, na początku należy przewidzieć czas na nieformalne rozmowy i interakcje. Należy korzystać z pomieszczeń do odpoczynku i planować regularne przerwy.
Należy mieć świadomość różnic kulturowych. Już na początku należy ustalić jasne zasady i regularnie spotykać się z ludźmi, aby uzyskać ich opinie na temat przebiegu spotkania. Pamiętać, że problemy technologiczne mogą zakłócić sesję, dlatego należy pomóc uczestnikom zapoznać się z technologią. Należy nauczyć się rozwiązywać typowe problemy i zawsze mieć przygotowaną alternatywną ścieżkę postępowania w przypadku wystąpienia usterki technologicznej.
„Pierwszą zasadą jest to, że na planowanie trzeba poświęcić więcej czasu niż się wydaje”.
Proszę zainwestować w zestaw słuchawkowy z dobrej jakości mikrofonem, osobną kamerę internetową i dwa ekrany. Słaby dźwięk, dziwne kąty kamery, rozpikselowane obrazy lub złe oświetlenie rozpraszają uczestników.
Proszę rozważyć cel spotkania, uczestników, platformę, proces i partnerów.
Zaplanować sesję wirtualną tak, aby podczas spotkania mogli Państwo skupić się na swojej roli moderatora. Proszę wziąć pod uwagę pięć obszarów:
Cel – Aby podjąć decyzje dotyczące Państwa sesji, należy odpowiedzieć na pytanie „Dlaczego?”. Proszę określić jasny powód zorganizowania i przeprowadzenia sesji, a także zrozumieć, dlaczego ludzie powinni zainwestować swój czas. Rozważyć kryteria, które pozwolą Państwu określić, czy sesja jest udana. Proszę trzymać się jednego głównego celu, ale rozważyć, czy nie chcą Państwo osiągnąć nieformalnych celów cząstkowych, takich jak energetyzowanie zespołu lub budowanie zaufania.
Uczestnicy – Proszę spróbować ograniczyć liczbę uczestników. Zapraszać tylko osoby niezbędne do realizacji celu sesji. Proszę zdecydować, czy potrzebny jest ekspert czy osoba decyzyjna. Przed sesją należy dowiedzieć się, jakie role pełnią Państwa uczestnicy, jaki jest ich poziom zaawansowania, umiejętności techniczne, kultura itp.
Platforma – Wybór platformy zależy od możliwości technicznych Państwa uczestników. Proszę wybrać coś, co Państwo i Państwa uczestnicy już znają. Jeżeli wprowadzają Państwo nową technologię, należy przeprowadzić sesję ćwiczeniową lub rozpocząć spotkanie wcześniej, aby zademonstrować funkcjonalność różnych narzędzi. Proszę wziąć pod uwagę platformy „fizyczne” i „mentalne” ludzi – przestrzeń, z której będą uczestniczyć i nastawienie, jakie chcą Państwo, aby przynieśli. Proszę z góry poinformować, czego Państwo od nich oczekują. Na przykład, że powinni znajdować się w cichym miejscu. Nie powinni korzystać z telefonu komórkowego, aby dołączyć do sesji. Muszą włączyć swoje kamery internetowe.
Proces – Projektowanie procesu obejmuje sesję oraz fazy przed i po niej. W fazie „przed” należy zastanowić się, jak wprowadzić ludzi w odpowiednie nastawienie. Na przykład, należy wykonać prace przygotowawcze. W fazie „podczas” należy zastanowić się, jakiego poziomu zaangażowania oczekują Państwo od uczestników. Zaplanować, w jaki sposób będą Państwo angażować uczestników, np. poprzez stosowanie otwieraczy, regularne spotkania kontrolne, pokoje przerw, ćwiczenia i energizery. Proszę pomyśleć o tym, co chciałaby Pani zrobić w fazie „po”: Jak będzie wyglądała kontynuacja? Kto potrzebuje dostępu do wyników? Jak je wykorzystają?
Partnerzy – Partner odgrywa kluczową rolę w pomaganiu Państwu w osiągnięciu celu sesji. Partnerem może być ekspert, współfacylitator lub asystent techniczny. Pomoc techniczną należy zaangażować, gdy Państwa grupa liczy więcej niż 10 uczestników.
Przeprowadzenie sprawnej sesji wirtualnej wymaga szczegółowego podręcznika.
Jako facylitator, prowadząc sesję, musi Pan być w danym momencie i musi Pan mieć na uwadze, co będzie dalej. Pomoże w tym playbook. Księga zabaw to szczegółowy plan, w którym określa się czas, kto, co i kiedy będzie robił, a także podaje się materiały potrzebne do każdego elementu. Zawiera również czynności, które muszą być wykonane w okresie przed lub po.
„Pilnowanie czasu to jeden z aspektów, z którym ludzie mają największe problemy, jeśli chodzi o facylitację”.
Podręcznik pomoże Państwu rozdzielić czas podczas sesji. Należy jasno określić, ile czasu uczestnicy mają na wykonanie danego zadania. Dbać o to, aby uczestnicy dzielili się informacjami na plenum na czas i na temat. Regularnie sprawdzać swoje postępy w stosunku do podręcznika. Jeżeli nie zdążą Państwo na czas, należy szybko zdecydować, które elementy należy poprawić lub odrzucić. Na takie kontrole należy robić sobie krótkie przerwy – na przykład pracować, gdy uczestnicy zajmują się zadaniem na przerwę, lub przekazać elementy sesji współfacylitatorowi.
Facylitator musi często wchodzić w interakcje ze zdalną publicznością, aby podsycać jej zaangażowanie i energię.
W środowisku wirtualnym uwaga ludzi jest znacznie krótsza niż w sytuacjach bezpośrednich. Różnorodność pomaga podtrzymać zaangażowanie. Co pięć do dziesięciu minut należy stosować szybkie formy zaangażowania, takie jak ankiety, quizy, pytania lub energizery. Jeżeli uczestnicy aktywnie pracują nad zadaniem lub ćwiczeniem, czas pomiędzy przerwami może się wydłużyć do 20-30 minut. Ludzie pozostają dłużej zaangażowani, jeżeli rozumieją cel sesji i co z niej wynika dla nich. Na początku sesji należy przekazać uczestnikom, dlaczego to spotkanie jest istotne.
„Jako moderator… proszę zaangażować ludzi w spotkanie, pokazać im, że spotkanie ma znaczenie i sprawić, że poczują się odpowiedzialni za swoją obecność i uwagę.
Regularnie zadawać pytania, które wymagają więcej niż odpowiedzi „tak” lub „nie”. Przygotować wcześniej pytania, które można wykorzystać do kierowania rozmowami. Proszę mieć świadomość, że w środowisku wirtualnym poziom energii jest inny, a cisza nie musi oznaczać, że ludziom brakuje inspiracji. Aby ocenić poziom energii, należy zapytać uczestników bezpośrednio. Można to robić szybko i regularnie poprzez ankiety lub funkcję czatu. Można skorzystać z wielu opcji, aby wpłynąć na poziom energii:
Od początku stworzyć przyjazną atmosferę. Powitać ludzi z uśmiechem, aby poczuli się swobodnie.
Muzyka może nadać nastrój i zwiększyć poziom energii. Proszę wybrać odpowiednią muzykę, która nie będzie rozpraszać.
Ustawić kamerę tak, aby ludzie widzieli Państwa ręce. Gesty pomagają przekazać energię.
Humor przełamuje lody i pomaga rozluźnić uczestników. Należy pamiętać o różnicach kulturowych. Unikać ironii i sarkazmu.
Proszę robić krótkie przerwy co 45-60 minut. Proszę stosować energizery, takie jak wyzwania typu plank, szybkie quizy lub zagadki.
Jasne instrukcje i regularne nadawanie sensu sprzyjają zaangażowaniu uczestników.
Należy jasno i regularnie przekazywać instrukcje, podstawowe zasady i cel w trakcie sesji. Na początku należy wyjaśnić, jak ma wyglądać współpraca wszystkich uczestników. Może to oznaczać włączenie kamer internetowych i wyciszenie mikrofonów. Należy określić, jak i kiedy uczestnicy mogą zadawać pytania. Na przykład, czy powinni podnosić ręce, czy też mogą się wyciszyć i zadać pytanie? Czy będą Państwo mieli określony czas na zadawanie pytań, czy też mogą je zadawać przez cały czas?
„Ponieważ nie mamy sygnałów niewerbalnych, na których moglibyśmy się oprzeć, a ludzie mają tendencję do mówienia mniej, tym ważniejsze jest, aby Pani… prowadziła uczestników przez sesję za pomocą jasnych instrukcji.”
Instrukcje do ćwiczeń należy podawać słownie i wizualnie. Instrukcje powinny być widoczne na ekranie i dostępne dla uczestników podczas wykonywania ćwiczenia. Jasno określić, jakich wyników się oczekuje. Poprosić uczestników o wypełnienie formularzy i wyznaczenie rzecznika, który będzie składał sprawozdania. Wyjaśnić, dlaczego prosi się o wykonanie danego zadania i wyjaśnić, w jaki sposób wiąże się ono z celem sesji. Wyjaśnić, w jaki sposób grupa będzie podejmować decyzje, i jasno je udokumentować. Przygotować pytania, które pomogą utrwalić wiedzę. Przekazać informację zwrotną na koniec sesji.
Sensowne sesje uzupełniające poprawiają uczenie się, utrzymanie i postępy.
Otrzymanie informacji zwrotnej pomoże Państwu zrozumieć, co poszło dobrze, a co można poprawić. Najlepiej poprosić o informację zwrotną na koniec sesji, a nie po jej zakończeniu. Można wykorzystać ankiety, sondaże lub funkcję czatu.
W ciągu 24 godzin należy wysłać informację zwrotną, aby podkreślić, dlaczego sesja była ważna i zapewnić jej dalszy rozwój oraz wpływ. Mogą Państwo dołączyć materiały takie jak punkty działania, udokumentowane decyzje, slajdy PowerPoint lub nagranie sesji.
„Dobry follow-up powinien być wizualny, krótki, powinien zalecać działania i być sposobem na stworzenie jasności co do tego, co będzie dalej.
Proszę rozważyć wykorzystanie platformy asynchronicznej do działań uzupełniających zamiast poczty elektronicznej. Na przykład, jeżeli do sesji użyli Państwo Microsoft Teams, mogą Państwo dodawać materiały i komentarze na czacie sesji. Takie kanały asynchroniczne można również wykorzystać do średnioterminowych działań uzupełniających – na przykład do informowania uczestników o nowych wydarzeniach lub wynikach biznesowych. W ten sposób można również informować całą grupę o postępach w realizacji punktów działania.
Proszę dostosować swoje podejście i narzędzia w zależności od specyfiki sesji wirtualnych, które Państwo prowadzą.
Różne sesje wirtualne wymagają nieco innego podejścia. Na przykład, jeżeli celem regularnego wirtualnego spotkania zespołu jest omówienie bieżących działań i nawiązanie osobistych kontaktów w zespole, należy zaplanować elementy umożliwiające spotkania towarzyskie. Jeżeli celem spotkania jest wygenerowanie konkretnych wyników, agenda powinna być ukierunkowana na ten cel.
Ludzie cenią sobie stały format regularnych spotkań, ale warto rozważyć zmianę niektórych elementów co trzy do sześciu miesięcy, aby utrzymać wysoki poziom energii. W przypadku spotkań hybrydowych należy jednakowo traktować osoby uczestniczące fizycznie i wirtualnie. Należy ustawić ekrany i kamerę tak, aby obie grupy widziały Państwa wyraźnie. Uczestnicy powinni mieć swoje własne urządzenia, aby każdy z nich miał takie same możliwości wniesienia wkładu w sesję.
„Ludzie uczą się różnymi drogami… Oznacza to, że należy być bardzo wizualnym w swoich slajdach, używać kolorów i zachęcać ludzi do samodzielnego zapisywania rzeczy.
Wirtualne szkolenia i wirtualne warsztaty korzystają z możliwości przeprowadzenia kilku krótszych sesji zamiast jednej długiej. Czas pomiędzy sesjami należy wykorzystać na utrwalenie zdobytej wiedzy i wykonanie zadań domowych. Proszę wybrać platformę, która pozwala na interaktywność, z pokojami do przerw i możliwością współpracy przy tworzeniu wyników. W przypadku sesji szkoleniowych regularne sprawdzanie nauki, takie jak quizy, daje Państwu informację o tym, jak dobrze działa szkolenie. Ponieważ 45% uczenia się zależy od tego, czy ludzie wykorzystają to, czego się nauczyli, w swoim konkretnym kontekście, wirtualne sesje szkoleniowe wymagają znaczących działań uzupełniających.
Duże wydarzenia wirtualne mają znacznie większe wymagania pod względem konfiguracji technicznej. Należy zainwestować w wolnostojący mikrofon, odpowiednie oświetlenie i dodatkowe ekrany lub zatrudnić osobę do obsługi wysokiej jakości kamery. W przypadku dużych spotkań należy opracować szczegółowy playbook i trzymać się go podczas sesji. Będzie on służył jako scenariusz, który łączy Państwa, Państwa partnerów i publiczność.
O Autorach
Henrik Horn Andersen, Iben Nelson i Kåre Ronex są doświadczonymi wirtualnymi moderatorami i ekspertami w dziedzinie uczenia się. Andersen jest członkiem zarządu Implement Consulting Group, a Nelson i Ronex są konsultantami ds. zarządzania.